Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику
СОДЕРЖАНИЕ
0

Можно ли направить в командировку дистанционного работника

Командировка является элементом трудовых отношений (ст. 166 ТК РФ).

Что такое служебная командировка, сказано в ст. 166 Трудового кодекса.

https://www.youtube.com/watch{q}v=Zhx2WyoeGrc

Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Место работы дистанционного работника — это место его нахождения (ст. 312.1 ТК РФ, Письмо Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978). Место работы указывают в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ, Письмо Роструда от 07.10.2013 N ПГ/8960-6-1).

Следовательно, если по распоряжению (приказу) руководителя компании дистанционный работник должен выехать из места своего нахождения в другую местность (регион), такая поездка является командировкой (Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Законодательное обоснование

Работодатель не должен организовывать для дистанционного сотрудника рабочее место в компании. Специалист может работать там, где ему комфортно. Работодатель имеет право отправить работника в командировку на основании письма Минтруда №14-2/ООГ-4733. Но при этом нужно руководствоваться этими нормативными актами:

  • Статьи 166-168, 203, 259 и 310 ТК РФ.
  • Пункт 3 статьи 217 НК РФ.
  • Постановление Правительства №749 от 29 июля 2015 года «О направлении в служебные командировки».
  • Письмо Казначейства №42-7.4-05/5.2-554.
  • Письмо Минфина №03-03-06/1/31945.

Командировка дистанционного специалиста оформляется в стандартном порядке.

Перечень документов

Перед отправлением сотрудника в командировку оформляют:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);
  • командировочное удостоверение (форма N Т-10);
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

Примечание. Считается ли поездка в офис командировкой

Место постоянной работы (нахождения) дистанционного сотрудника располагается вне места нахождения работодателя (ч. 1 ст. 312.1 ТК РФ).

Следовательно, поездку из места работы дистанционного сотрудника в офис работодателя можно признать командировкой (Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

При направлении сотрудника в командировку нужно оформить командировочные документы (в частности, приказ, служебное задание и т.д.).

После возвращения из командировки дистанционный работник составляет авансовый отчет (форма N АО-1) и прилагает к нему документы, подтверждающие расходы (проездные билеты, счета на оплату жилья и т.д.).

Формы N N Т-9, Т-10, Т-10а утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Форма N АО-1 — Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55.

Однако компания может использовать самостоятельно разработанные формы документов, содержащие обязательные реквизиты (ч. 2 и 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

В ряде командировочных документов необходима личная подпись работника. Например, в приказе о направлении в командировку, служебном задании.

Особый документооборот. Для обмена документами между дистанционным работником и работодателем предусмотрен электронный документооборот с усиленными квалифицированными электронными подписями (УКЭП) обеих сторон. Это следует:

  • из ч. 4 и 5 ст. 312.1 Трудового кодекса;
  • ст. ст. 5 и 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).

Документ с УКЭП имеет такую же юридическую силу, как бумажный документ, на котором имеются подпись и печать (ч. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ).

Предлагаем ознакомиться:  Отпуск за свой счет (без сохранения зарплаты)

Компания обязана направить работнику по почте только два документа в бумажном виде:

  • трудовой договор (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
  • копию приказа о расторжении трудового договора (ч. 2 ст. 312.5 ТК РФ).

Таким образом, наличие оригинальной подписи работника на командировочных документах необязательно.

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

Где получить УКЭП. Усиленную квалифицированную электронную подпись можно получить в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы государством (ст. 13 Закона N 63-ФЗ).

Когда можно и нельзя отправить сотрудника в командировку

Оформление командировки дистанционного специалиста возможно при наличии этих обстоятельств:

  • С сотрудником заключено трудовое соглашение.
  • Специалист отправляется в поездку по поручению руководства.
  • Цель командировки – исполнение задания работодателя.
  • Работник отправляется в поездку из города, в котором находится его рабочее место.

Исходя из последнего пункта можно сделать вывод о том, что командировкой признается и поездка в офис фирмы, если он располагается в другом городе.

Запрещается отправлять в командировку этих работников:

  • Беременные (статья 259 ТК РФ).
  • Не достигшие 18-ти лет (статья 268 ТК РФ).
  • Специалисты, работающие по ученическому соглашению (статья 201 ТК РФ).

Ограничения относительно командировок установлены этим сотрудникам:

  • Мать или отец с ребенком младше 3 лет.
  • Родители, ухаживающие за детьми-инвалидами или тяжело больными родственниками.

От всех этих лиц при их отправлении в командировку нужно получать письменное согласие. Если его нет, то и командировка не оформляется.

При отправке в командировку дистанционного специалиста обычно не возникает сложностей. Процедура не предполагает никаких дополнительных нюансов. Все выполняется так же, как и при отправке в командировку сотрудника, рабочее место которого находится в компании.

Единственная особенность – в рассматриваемой ситуации обычно все процедуры выполняются дистанционно. По электронной почте пересылаются документы, скрепляемые электронной подписью. Аванс направляется на банковскую карту. Однако, если обеим сторонам так удобно, сотрудник может явиться в офис лично.

Особенности оформления командировочного удостоверения

Общие правила. Командировочное удостоверение подтверждает факт и время пребывания работника в месте командировки.

После возвращения из командировки работник прикладывает его к авансовому отчету. Об этом говорится в п. п. 7 и 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение о командировках).

Эти правила распространяются и на дистанционных работников.

Как оформить и оплатить командировку дистанционному работнику

Примечание. Командировочное удостоверение при однодневной командировке

Командировочное удостоверение можно не оформлять при направлении сотрудника в командировку на один день (п. 5 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).

Нет отметки о прибытии и выбытии. Если у работника нет возможности проставить отметки о моменте приезда в место командировки и отъезда из него, факт нахождения в командировке можно подтвердить другими документами. В их числе:

  • приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
  • служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
  • проездные документы, в которых указаны даты прибытия в место командировки и выбытия из него;
  • счет гостиницы, подтверждающий период проживания в месте командировки.
Предлагаем ознакомиться:  Компенсация отпуска при увольнении за счет резерва

Такие рекомендации приведены:

  • в п. 4 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291;
  • Письме Минфина России от 16.08.2011 N 03-03-06/3/7.

Компенсация командировочных расходов

Работнику, направленному в служебную командировку, компания обязана возместить (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • оплату проезда и найма жилого помещения;
  • суточные;
  • другие расходы, произведенные с ведома или разрешения администрации организации.

Порядок и размеры возмещения командировочных расходов устанавливаются в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

При этом работодатель вправе предусмотреть дифференцированный подход к возмещению командировочных расходов.

Об этом говорится в п. 3 Письма Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291.

Примечание. Как выдать аванс командированному дистанционному работнику

Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения о командировках). Дистанционному работнику аванс можно перечислить на банковскую карту (Письмо Минфина России N 02-03-10/37209, Казначейства России N 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013).

В статье 167 ТК РФ указано, какие именно траты обязан возместить работодатель:

  • На проезд.
  • На аренду жилья.
  • Суточные.
  • Прочие издержки, предусмотренные внутренними актами.

Размер суточных составляет до 700 рублей в день. Это та сумма, трата которой не требует подтверждения. Если это выезд в другую страну, то компенсировать также требуется визовые и консульские сборы, траты на оформление загранпаспорта.

К СВЕДЕНИЮ! Руководитель фирмы может увеличить сумму суточных. Для этого нужно внести соответствующий пункт в локальные акты. Деньги, выплачиваемые сверх 700 рублей, облагаются НДФЛ.

Командировочные выдаются на основании заявления сотрудника. Соответствующее положение содержится в письме Минфина №03-11-11/42288. Назначение платежа – это деньги под отчет.

https://www.youtube.com/watch{q}v=t2N8F8FM93U

Рассмотрим дополнительные особенности выдачи денег:

  • Если дистанционный работник ежедневно возвращается в город, в котором он обычно работает, командировочные начисляться не будут. Однако он может получить компенсацию своих трат. Для этого собирается документальное подтверждение трат на транспорт и прочее. Расходы возмещаются по окончании поездки.
  • Перед поездкой выдается аванс. Он переводится, как правило, на зарплатную карту.
  • Все документы, подтверждающие расходы сотрудника, предоставляются не позднее 15 дней после поездки.
  • Если командировочный будет ездить на служебном транспорте, ему также выплачиваются компенсации на бензин. При этом нужно соблюдать установленные лимиты: 1 200 рублей в месяц, если объем двигателя не превышает 2 000 куб. метров. Если же он превышает эту отметку, лимит увеличивается до 1 500 рублей.
  • Если это непродолжительная командировка, то размер компенсации определяется пропорционально дням.
  • Если сотрудник использует служебное авто, к отчету должны прикрепляться чеки АЗС.

Что делать, если работник не до конца израсходовал аванс{q} Неистраченные деньги сдаются в кассу компании.

НДФЛ и страховые взносы

НДФЛ. От начисления НДФЛ освобождены все виды установленных действующим законодательством компенсационных выплат, в том числе связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). Это предусмотрено в п. 3 ст. 217 Налогового кодекса.

Следовательно, возмещение командировочных расходов дистанционному работнику в пределах норм освобождается от НДФЛ (Письмо Минфина России от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30978).

Предлагаем ознакомиться:  Какие договоры может заключить работник с ип

Страховые взносы. Компенсация командировочных расходов в пределах норм не облагается страховыми взносами. Основание:

  • пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ;
  • пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ.

Когда и как дистанционному работнику отчитаться после командировки

Любому работнику отводится три дня после возвращения из командировки для подготовки и представления авансового отчета и отчета о выполненной работе (п. 26 Положения о командировках). Для дистанционного работника три дня отсчитывают от момента возвращения из командировки в место постоянного нахождения (п. 4 Положения о командировках, Письмо Минфина России от 08.08.2013 N 03-03-06/1/31945).

Направить авансовый отчет и отчет о выполненной работе дистанционный работник может в электронном виде (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ). А вот подлинники документов, подтверждающих расходы в командировке, сотруднику следует направить работодателю по почте заказным письмом с уведомлением.

Пример. ООО «Морской бриз» (г. Орел) заключило трудовой договор о дистанционной работе с И.И. Ветровым, проживающим в Тюмени.

В августе 2014 г. директор компании направил работника в командировку на 10 дней в Москву.

В положении о командировках ООО «Морской бриз» указано, что суточные за каждый день пребывания в командировке на территории России выплачиваются в размере 700 руб.

Перед командировкой работнику был перечислен аванс на банковскую карту в сумме 45 000 руб.

В командировке работник потратил:

  • на авиабилеты — 10 095,56 руб. (в том числе НДС — 1540 руб.);
  • на оплату проживания в гостинице — 25 304,45 руб. (в том числе НДС — 3860 руб.)

Неизрасходованные денежные средства работник возвратил на расчетный счет организации.

Как отразить в бухгалтерском учете организации командировочные расходы при направлении дистанционного работника в служебную командировку{q}

Дебет 71 Кредит 51

  • 45 000 руб. — перечислен аванс работнику перед направлением в командировку;

Дебет 44 Кредит 71

  • 7000 руб. (700 руб. x 10 дн.) — учтены в составе расходов суточные за 10 дней командировки;

Дебет 44 Кредит 71

  • 30 000,01 руб. [(10 095,56 руб. — 1540 руб.) (25 304,45 руб. — 3860 руб.)] — учтены в составе расходов затраты на покупку авиабилетов и оплату проживания в гостинице за вычетом НДС;

Дебет 19 Кредит 71

  • 5400 руб. (1540 руб. 3860 руб.) — отражен «входной» НДС;

Дебет 68, субсчет «Расчеты по НДС», Кредит 19

  • 5400 руб. — принят к вычету «входной» НДС;

Дебет 51 Кредит 71

  • 2599,99 руб. [45 000 руб. — (7000 руб. 30 000,01 руб. 5400 руб.)] — перечислен работником неиспользованный остаток.

Суточные выплачены в пределах нормы. Их сумма и сумма компенсации командировочных расходов не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ) и страховыми взносами (пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Командировочные расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Н.В.Васильева

https://www.youtube.com/watch{q}v=ZRS_pLo7WBk

Аудитор

Комментировать
0
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector