Как правильно написать уведомление о сокращении штата

Процедура сокращения должности и уведомления работника

Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Перечислить их можно как в уведомлении о сокращении, так и в отдельном документе.

Уведомлять сотрудника о вакансиях нужно неоднократно – отдел кадров обязан предлагать каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы.

При этом вакансия не обязательно должна предусматривать работу, соответствующую квалификации работника, – допускается предлагать и вакантную нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Более того, работодатель вправе предложить увольняемому сотруднику временно занять должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (абз 3 п. 3 письма Роструда от 29 июля 2009 г. № 2263-6-1).

Если он соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.

Уведомление о сокращении должности, образец которого не определен законодательными нормами, является документом, который предупреждает человека о предполагаемом увольнении за два месяца до даты завершения служебных взаимоотношений.

Если при его составлении данный срок не будет учитываться работодателем, то лицо вправе обжаловать такие действия начальства в судебном порядке. Потому что уведомление о сокращении должности, образец которого приведен в данной статье, считается первым и наиболее важным документом при проведении всей процедуры увольнения сотрудника.

Кроме того, специалисту по кадрам необходимо помнить о том, что не со всеми работниками можно расторгнуть служебные отношения по данному основанию. Например, женщины, которые находятся в положении и ожидают появления малыша, а также те, которые имеют детей, не достигших возраста трех лет, не могут быть уволены в связи с сокращением штата.

Увольнение в связи с сокращением должности происходит тогда, когда компания исключает какую-либо должность из своего штатного расписания. Причины для такого действия могут быть самые различные, в том числе материальные трудности предприятия, неэффективность сотрудников, реорганизация фирмы и т.д.

Существует определенный, основанный на законе и проверенный временем алгоритм действий при сокращении штата.

1. Запуск процесса всегда должен начинаться с письменного приказа директора об исключении из штатного расписания той или иной должности и утверждения нового штатного расписания.
2. Затем следует определиться с теми работниками, которых сокращать нельзя по закону.
3. Далее происходит уведомление об увольнении в связи с сокращением штата тех сотрудников, рабочие места которых упраздняются.

Однако, прежде чем их уволить, компания обязана предложить им свободные вакансии, соответствующие их квалификации и уровню образования. Если таких вакансий нет или же работник в письменном виде отказался от предложенных ему вариантов, тогда происходит процедура увольнения. Предварительно о ней должен быть извещен профсоюзный комитет (если таковой имеется на предприятии) и центр занятости населения.

При сокращении работнику должны предложить все имеющиеся у работодателя свободные вакансии (ст. 180 ТК РФ). Сделать это можно двумя способами:

• Внести соответствующую информацию в уведомление о сокращении.
• Подготовить отдельный документ.

Если составляется отдельный документ о вакансиях, то в первый раз он вручается работнику вместе с уведомлением, что будет произведено увольнение в связи с сокращением должности. Затем работодатель должен еще несколько раз предложить работнику свободные вакансии (в течение срока предупреждения). Последний раз это делается в день увольнения. Периодичность данной процедуры не регламентирована, но рекомендуется производить ее хотя бы раз в месяц.

Порядок увольнения при сокращении должности по п. 2 ст. 81 ТК РФ выглядит следующим образом:

• Работодатель принимает решение провести сокращение должностей, издает об этом приказ и утверждает новую редакцию штатного расписания.
• Проводится уведомление о сокращении штата всех трудящихся, которых планируется уволить по пункту 2 статьи 81 ТК РФ.
• Людям предлагают свободные вакансии в течение всего периода предупреждения.
• По завершении срока предупреждения производят увольнение: оформляют соответствующий приказ и запись в трудовую книжку.
• Окончательно рассчитываются с уволенным (в том числе выплачивают выходное пособие за первый месяц).
• Если «сокращенный» работник не трудоустроился, ему оплачивают второй, а по решению органов занятости и третий месяц после увольнения.

Вручить уведомление о сокращении должности работнику следует не позже, чем за два месяца до даты расторжения договора.

Как было сказано выше, один из основных этапов сокращения численности — это уведомление о сокращении должности. Образец не утвержден в законодательных актах, поэтому работодатели могут делать его в свободной форме. Обязательна к включению в уведомление следующая информация:

• ФИО и должность работника, которому адресовано уведомление о предстоящем сокращении.
• Дата увольнения, ее нужно указать точно.

В остальном при составлении уведомления придерживаются правил оформления служебных документов. Стандартное уведомление о сокращении работника будет содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации, составившей документ. Как правило, уведомление печатается на фирменном бланке предприятия, где в угловом штампе указаны все реквизиты.
• Обращение к адресату. Документ должен начинаться со слов: уведомляем, извещаем, информируем вас и т.д.
• Подпись руководителя или другого уполномоченного лица.
• Дата и номер документа.
• В специальном журнале, либо на экземпляре уведомления, остающемся у работодателя, работник указывает дату получения и ставит свою подпись.

Уведомление о сокращении должности – документ, который служит для информирования работника о грядущем увольнении в связи с сокращением должности, которую он занимает. Наиболее часто работодатель в первую очередь стремится сократить должности, на которые осуществляется поиск специалистов, и лишь затем под ликвидацию попадают те, на которых имеется персонал.

О всех нюансах его составления и пойдет речь в нашей статье.

В рабочей сфере все вопросы закрепляются документально. Уведомление о сокращении должности штата информирует сотрудника о скором увольнении. Работодатель обязан его оформлять и предоставлять сотруднику заранее. Образец уведомления о сокращении штатной единицы и нюансы его составления представлены в статье.

Как должно выглядеть уведомление о предстоящем сокращении? Официальный документ имеет юридическую силу, хранится в архиве 75 лет с момента издания, может быть использован при судебных разбирательствах.

Пошаговая инструкция по составлению уведомления представлена в образце:

• шапка включает наименование организации и дату;
• название документа – «Уведомление»;
• тело документа включает обращение к сотруднику в уважительной форме по ФИО и предупреждение о сокращении должности;
• вторая часть тела включает обязательный пункт – предложение вакансии с полным списком должностей и окладами по каждому из них;
• завершающая часть содержит срок расторжения трудовых отношений (по истечении 2-х месяцев) в течение которых сотрудник имеет право уволиться по собственному желанию;
• дополнение – гарантии и компенсации в случае увольнения по сокращению;
• последние строки уведомления содержат должность руководителя/начальника отдела кадров, ФИО работника и его подпись о получении документа.

Кроме уведомления сотрудника, руководство предприятия/организации обязано соблюсти ряд мер:

• ввод нового штатного расписания на основании приказа о сокращении;
• передача информации ЦЗН и профсоюзам – уведомление передается за 2 месяца до увольнения и за 3 месяца в случае массового сокращения штата;
• определение круга лиц, не попадающих под сокращение с учетом преимущества и квалификации сотрудников;
• уведомление работников и предложение вакантных мест;
• учет мнения профсоюза, при несогласии которого с перечнем увольняемых, с начальством проводится консультация с занесением сведений в протокол.

При расторжении трудового договора по рассматриваемому в данной статье основанию работодатель обязан:

• уведомить работника о предстоящем увольнении, предложив ему имеющиеся вакантные должности;
• по истечении срока предупреждения и при отсутствии вакантных должностей (отказа работника занять предложенные ему должности) издать приказ о расторжении трудового договора с работником и довести до него этот приказ, удостоверив ознакомление подписью работника;
• внести в трудовую книжку работника запись, дублирующую формулировку приказа, об основании и причине расторжения трудового договора и заверить ее подписью работника;
• произвести с работником в день увольнения окончательный расчет и выдать ему трудовую книжку.

Образец уведомления о сокращении штатной единицы. Образец уведомления работника о сокращении

Вся ответственность за правильное проведение этой процедуры полностью лежит на администрации предприятия. Сокращаемый сотрудник может воспользоваться допущенной ошибкой и обратиться в суд. В большинстве случаев судебные решения принимаются в пользу истца, поэтому руководству на всех этапах необходимо очень тщательно прорабатывать процедуру.

Существуют две причины этого процесса:

1. Сокращение штата — изменение штатного расписания (упраздняется часть должностей).
2. Сокращение численности — уменьшение числа сотрудников в рамках одной должности.

Крайне важны пункты, касающиеся уведомлений:

1. Издание приказа и нового штатного расписания.
2. Выявление сотрудников, которые не подлежат сокращению по трудовому законодательству и классификационному отбору.
3. Уведомление работников, попадающих под сокращение.
4. Ознакомление их с вакантными должностями, если таковые существуют.
5. Информирование профессионального комитета и центра занятости населения.
6. Непосредственно процедура увольнения.

Уведомление работника о сокращении должности вручается за два месяца до увольнения и вступления в силу нового штатного расписания. Установленной формы такого документа не существует, однако есть определенные требования к его содержанию. Так, администрации необходимо сообщить дату увольнения и перечень вакантных должностей с указанием заработной платы. Если предполагается массовое сокращение штатов, то уведомление вручается за 3 месяца до возможной даты увольнения.

Отличаются сроки информирования и для сотрудников, находящихся на сезонной работе. Их должны оповестить не менее чем за 7 дней, а работающих менее 2 месяцев — за 3 дня. Кроме этого, за 2 месяца должен получить уведомление об увольнении работников профком организации. В нем указывается список сотрудников и новое штатное расписание. Дело в том, что сокращение работников, состоящих в профсоюзной организации, может произойти только по согласованию с первичным профкомом.

В ответ на уведомление профком высылает администрации свои возражения или их отсутствие в виде выписки из протокола профсоюзного собрания. Для актуализации статистических данных и ускорения трудоустройства сокращенных сотрудников администрация за 2 месяца направляет уведомление в ЦЗН.

• сбор комиссии, которая рассматривает кандидатов и может принять положительное/отрицательное решение, в зависимости от сопутствующих доказательств и фактов;
• подписание приказа по увольнению;
• предложение сотруднику иной должности в подразделении, другой организации или на том же предприятии в соответствии с уровнем профессионализма и заработной платой;
• полный расчет сотрудника – выходное пособие, зарплата, отпускные и иные платежи;
• при постановке на учет в центр занятости – 2 месяца оплата зарплаты из средств работодателя, а также положенная дотация по безработице.

По некоторым трудовым спорам можно восстановиться в должности, а также обжаловать приказ о сокращении в судебном порядке. Профессиональные юристы советуют обратить внимание на несколько пунктов:

• было ли получено уведомление и в какой срок (по закону 2 месяца до увольнения);
• если имеются вакансии, работодатель обязан предложить их сокращаемому работнику, что также может быть нарушением при бездействии руководства;
• если на должность было назначено другое лицо, то сокращение является незаконным, а увольнение может проходить по другой статье (неисполнение обязанностей, нарушение Устава и прочее);
• мнимое сокращение – должность, которая может быть ликвидирована отсутствует.

Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.

Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников предоставляется тем сотрудникам, чьи показатели производительности труда и квалификации выше, чем у остальных (ст. 179 ТК РФ).

При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:

• семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев;
• лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
• работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
• инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
• работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.

Иные категории работников, которые имеют преимущество при оставлении на работе, можно установить в коллективном договоре (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).

Кроме того, не могут быть уволены по сокращению штата беременные сотрудницы, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет/ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 261 ТК РФ).

Если работник не согласился ни на одну из предложенных вакансий, в последний день его работы отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Формулировка причины увольнения может быть следующая: «Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».

С этим приказом работника нужно ознакомить под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года №182н.

В последний день работы бухгалтерия также обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).

Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п) и др.

Перед увольнением работника соответствующая запись вносится отделом кадров в его личную карточку (форма № Т-2).

В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» нужно прописать причину увольнения: «Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».

В строке «Дата увольнения» – указать последний день работы.

Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер.

После этого работник и сотрудник отдела кадров заверяют информацию об увольнении своими подписями.

В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № Т-61). На лицевой стороне сотрудник отдела кадров указывает общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения трудового договора. А на оборотной стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной работнику выплаты.

Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.

Запись в трудовую книжку  об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:

• порядковый номер записи;
• дата увольнения;
• причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации«;
• наименование документа, на основании которого вносится запись (например, приказ о прекращении трудового договора), его дата и номер.

Эта запись должна быть заверена подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печатью организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Трудовая книжка также выдается сотруднику в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

• Документ составляется на фирменном бланке организации с обязательным указанием наименования фирмы.
• Так как каждому работнику, попавшему под сокращение, выдается собственное уведомление, то в нем должны быть полностью указаны фамилия, имя и отчество человека, на чье имя выписывается бумага, а также адрес его проживания.
• Уведомление должно иметь свой номер и дату составления.
• В обязательном порядке должны быть указаны веские причины сокращения должности, ими могут стать приказ о сокращении штата или об изменении штатного расписания.
• В уведомление вписывается номер и дата приказа-основания. Очень важно грамотно составить информационное письмо, учесть все нюансы, в противном случае оно может быть оспорено в суде или признано недействительным.
• В обязательном порядке в документе должна быть полностью указана сокращаемая должность, а также важным элементом является присутствие соответствующей статьи Трудового Кодекса, на основании которой происходит увольнение. В рассматриваемой ситуации это ст. 81 ТК РФ со ссылкой на соответствующий подпункт.
• Помимо всего прочего, документ должен содержать перечень вакантных мест, которые работнику предлагается занять, желательно с указанием оклада. Лучше всего указать также информацию о праве работодателя расторгнуть трудовой договор по истечении двухмесячного срока.
• Уведомление подписывает его составитель, руководитель кадровой службы или директор предприятия. В конце документа обязательна подпись работника о том, что он получил официальный лист, и дата получения документа. Желательно включить строку с отметкой о согласии или несогласии сотрудника занять предложенные вакантные должности.

Сроки и порядок оповещения сотрудника

Уведомление о сокращении должности гражданин должен получить лично в руки и строго за два месяца до намеченной даты его увольнения. Оно составляется в двух экземплярах. При этом один остается у работника, а второй с его подписью передается в организацию. В том случае, если сотрудник отказывается получить уведомление о сокращении должности, то составляется специальный акт, который подписывается двумя другими сотрудниками и подшивается в личное дело гражданина.

Если работник по какой-то причине отсутствует на рабочем месте, то данный документ может быть ему направлен по почте с обязательной описью вложения. Желательно оформлять такие письма с уведомлением о вручении.

Также следует отметить, что гражданин может быть уволен и раньше, не дожидаясь истечения двух месяцев с момента уведомления. При этом руководитель организации должен выплатить ему в конечный день служебной деятельности вознаграждение за отпуск, если он не был использован, и выходное пособие.

В обязательном порядке в уведомлении должна стоять подпись работника и дата вручения официальной информации об увольнении. Документ составляется в двух идентичных экземплярах, один экземпляр остается у сотрудника, а другой у работодателя.

В случае, если сотрудник фирмы отказывается подписывать документ, должен быть составлен акт об отказе. Работнику следует отправить уведомление о сокращении и данный акт с подписями кадровика и двух других членов коллектива, участвовавших при составлении документа. В такой ситуации направить по почте пакет документов следует заказным письмом с обязательным составлением описи вложения.

Одновременно с информацией о предстоящей ликвидации рабочего места в официальном документе указывается перечень должностей, на которые сотрудник предприятия может перейти. Если он соглашается сменить должность на ту, которая указана в уведомлении, то кадровик документально оформляет перевод. Согласно статье 180 Трудового Кодекса работодатель в письменном виде должен регулярно информировать своего работника, попавшего под сокращение, о появлении вакантных должностей в организации до момента увольнения.

Сотрудник фирмы, получивший уведомление, имеет право уволиться с работы до истечения двухмесячного периода по согласованию с работодателем, при этом предприятие должно будет ему выплатить все полагающиеся компенсации и пособия.

Порядок составления документа

Обычно задача по составлению и передаче уведомления о сокращении штата работников лежит на юрисконсульте, специалисте кадрового отдела либо секретаре организации. Иногда этим занимается и сам руководитель.

В любом случае, вне зависимости от должности, это должен быть человек, обладающий необходимыми знаниями Трудового и Гражданского кодексов РФ, а также хотя бы минимальным представлением о том, как писать подобного рода послания.

Нечасто, но случается, что работодатель имеет желание и возможность трудоустроить сокращаемого сотрудника в другом подразделении или филиале. Закон обязывает руководителя, допустившего сокращение на предприятии, предлагать работникам все имеющиеся вакантные места, которые подходят им по квалификации, образованию и здоровью.

В искреннем стремлении нанимателя поддержать и устроить работника на новую должность поддерживает и законодательство. В первую очередь, оно не запрещает предлагать должности с меньшим размером оплаты или с понижением в структурной иерархии (например, перевод с руководящего поста на рядовую должность), что существенно расширяет возможности предприятия.

До дня увольнения организация, предоставляющая рабочее место, имеет право аннулировать приказ о сокращении, причин его отмены может быть несколько: улучшение экономического состояния фирмы, издание приказа неуполномоченным лицом и некоторые другие. Отмененный документ подшивается к делу приказов и не подлежит уничтожению.

В этом случае выданные уведомления о сокращении признаются недействительными, и за работниками сохраняются их рабочие места и занимаемые должности.

Образец уведомления о сокращении штатной единицы заключается в следующем:

1. В «шапке» указывается наименование учреждения, а также кому адресуется уведомление.
2. В середине строки надо написать «уведомление».
3. Фиксируется название и номер приказа о сокращении.
4. Обязательно наличие причины.
5. Необходимо обозначить сокращаемую должность и дату этого события.
6. Обозначается перечень вакансий на замещение по квалификации или ниже по должности, если она подходит по состоянию здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
7. Фиксируются права и гарантии увольняемого работника. Он получает среднемесячную зарплату в течение 2 месяцев с момента расторжения трудового соглашения (ст. 178 ТК РФ). В день увольнения предоставляются дополнительные выплаты.
8. Внизу обязательная подпись начальника.
9. Ниже ставится дата уведомления. Сотрудник ставит подпись при получении.

Документ составляют в 2 экземплярах: один остается в учреждении, а другой выдается сотруднику. Образец уведомления работника о сокращении штата одинаков при любых причинах увольнения. Отличия могут заключаться в содержании документа.

Екатерина Добрикова,редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ 

Обязательно ли уведомлять работника о сокращении

О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работника нужно предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ).

Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.

В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.

В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.

В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.

К каждому уведомлению следует приложить:

• копию приказа о сокращении численности (штата) работников организации;
• проект приказа об увольнении работников организации;
• проект штатного расписания организации.  

Нормы трудового право устанавливают, что уведомление работника о сокращении штата работников должно проводиться в обязательном порядке, если проводится увольнение по сокращению штатов.

Данная обязанность возлагается на администрацию предприятия с целью, чтобы перед подобным расторжением трудового договора у работников было время для поиска нового рабочего места.

При этом уведомление о данном событии должно быть составлено в письменном виде и иметь подтверждение получения. Часто компании в самом бланке такого письма предусматривают место, где сотрудник, подпадающий под процедуру сокращения, ставит отметку о его получении.

Положения нормативных актов определяют следующие временные периоды, в течение которых работодатель должен предупредить своих наемных сотрудников о предстоящем сокращении:

• Сотрудников, принятых по трудовым контрактам на неопределенный срок, администрация должна предупредить об этом не меньше чем за 2 месяца до возможной даты увольнения.
• Если под сокращение попадают сезонные работники, то руководство должны сообщить им об увольнении должно за семь дней до предполагаемого события.
• Если с работником заключен срочный трудовой договор со сроком действия до 2 месяцев, то предупредить его о сокращении нужно за три дня до увольнения.

Законодательство предусматривает такую обязанность только для хозяйственных субъектов, которые зарегистрированы в органах как юрлица. Предприниматели могут не придерживаться данных срок, за исключением ситуаций, когда условия составленного с работником трудового контракта предусматривают за ними подобную обязанность.

Согласно законодательству ИП должны соответствующие органы известить о принятом решении по сокращению штата не мене чем за две недели. Это же период они могут использовать и для сообщения своим работника информации о данном событии.

Порядок составления документа

Работнику кадровой службы следует помнить о том, что не могут попасть под сокращение следующие группы сотрудников: беременные женщины, а также женщины, имеющие на руках ребенка в возрасте до 3-х лет. Эти лица подпадают под увольнение только в случае ликвидации предприятия или остановки деятельности индивидуального предпринимателя. Если работодатель нарушит эту норму закона, то ему грозит административная, а иногда даже и уголовная ответственность.

Оповещение выдается каждому сотруднику заранее для предупреждения о сокращении. В уведомление включают список предлагаемых замещающих вакансий на основе уровня квалификации с ТК РФ. Главной функцией документа является информирование о скором сокращении. Помимо рабочих кадров, о данном событии сообщают службу занятости и профсоюз.

Однако это неверно. Если работник выражает отказ в подписании уведомления, то собирается специальная комиссия. В нее должно войти минимум два человека, лучше из других отделов.

В ее присутствии нужно составить акт о том, что было зачитано уведомление работника о сокращении штата работников, а он отказывается его подписать.

Желательно, чтобы сотрудник устно обосновал, почему он так поступает — тогда данные слова необходимо будет в точности и без искажений смысла также внести в акт. Но в документе стоит отразить и тот факт, что работник отказывается дать объяснение своему поступку.

Чаще всего уведомление составляется таким образом, чтобы оно содержало и полный перечень предлагаемых вакансий. В этом случае данный список также необходимо прочитать вслух. После этого нужно выявить ответ на представленное предложение, и тоже включить его в составляемый акт.

Внимание!С даты, когда был составлен акт, производится отсчет времени до увольнения. Как только оно выходит — издается приказ. Если работник с ним не согласен и отказывается подписать — также нужно собрать комиссию и зафиксировать это.

Кого можно и кого нельзя сокращать

Сокращение предусмотрено трудовым законодательством как одна из причин вынужденного прекращения отношений между работодателем и сотрудниками. При этом важно понимать, что некоторые категории граждан не подлежат сокращению (исключая случаи прекращения существования компании):

• беременные женщины;
• одинокие матери и одинокие отцы с детьми до 3 лет и/или с детьми-инвалидами;
• единственные кормильцы семьи.

В случае одновременного сокращения нескольких должностей необходимо рассылать уведомление каждому сотруднику, о котором идет речь. При этом если необходимо выбрать среди нескольких человек, то приоритет отдается:

• многодетным гражданам;
• участников боевых действий;
• сотрудникам, обладающим высокой квалификацией;
• получившим увечье или заболевание, которое непосредственно связано с выполнением трудовых обязанностей в данной компании.

Вручение

Желательно предоставлять уведомление сотруднику лично, чтобы он подставил подпись. Но существует вариант отправки по почте заказным письмом, тогда надо взять документ с подписью работника. Если работник не желает подписывать документ, то составляется акт, который надо подписать 2 свидетелям, работающим в организации.

Отмена

Бывает и так, что сокращение численности работников по каким-то причинам отменяется. Эта процедура тоже должна быть оформлена должным образом. Сначала издается приказ об отмене приказа о сокращении. В документе фиксируется номер и дата документа, распоряжение по которому необходимо отменить, обозначается причина данного решения и основания.

Работников восстанавливают в должностях. Важной процедурой в этих случаях считается ознакомление под роспись с новым приказом всеми реабилитированными работниками учреждения. Уведомление о сокращении считается обязательным документом, который надо предоставлять всем работникам, которых касается это мероприятие. Его необходимо грамотно оформлять и подавать своевременно. Правильно выполненная процедура сокращения позволит не допустить сложностей в будущем.

Шаг 10. Оформить записку-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)

В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ).

Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).

В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать документ?

В случае отказа подписывать уведомление о сокращении штата, необходимо составить об этом соответствующий акт и прикрепить его к личному делу сотрудника. Оформленный в таком порядке отказ будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя вся процедура по увольнению работника была выполнена в полном объеме.

Точно также если работник отказывается получать письмо с уведомлением о сокращении штата у почтового работника, и оно возвращается к отправителю, его необходимо прикрепить к делу.

Даже неполученное послание тоже послужит доказательством соблюдения закона работодателем.

А вот если работодатель не удосужился получить на уведомлении подпись работника или не составил акт об отказе его подписать, в дальнейшем подчиненный легко сможет оспорить его действия, обратившись в трудовую инспекцию или суд.