Процедура сокращения должности и уведомления работника
Попадающему под сокращение работнику необходимо предложить имеющиеся у работодателя вакантные должности, на которые он может быть переведен (ч. 1 ст. 180 ТК РФ). Перечислить их можно как в уведомлении о сокращении, так и в отдельном документе.
Уведомлять сотрудника о вакансиях нужно неоднократно – отдел кадров обязан предлагать каждую подходящую вакантную должность, которая появляется в компании вплоть до последнего дня работы.
При этом вакансия не обязательно должна предусматривать работу, соответствующую квалификации работника, – допускается предлагать и вакантную нижестоящую должность либо нижеоплачиваемую работу (ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Более того, работодатель вправе предложить увольняемому сотруднику временно занять должность работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком (абз 3 п. 3 письма Роструда от 29 июля 2009 г. № 2263-6-1).
Если он соглашается на одну из предложенных вакансий, его переводят на другую должность (ст. 72.1, ч. 3 ст. 81 ТК РФ). Увольнение в этом случае не производится.
Уведомление о сокращении должности, образец которого не определен законодательными нормами, является документом, который предупреждает человека о предполагаемом увольнении за два месяца до даты завершения служебных взаимоотношений.
Если при его составлении данный срок не будет учитываться работодателем, то лицо вправе обжаловать такие действия начальства в судебном порядке. Потому что уведомление о сокращении должности, образец которого приведен в данной статье, считается первым и наиболее важным документом при проведении всей процедуры увольнения сотрудника.
Кроме того, специалисту по кадрам необходимо помнить о том, что не со всеми работниками можно расторгнуть служебные отношения по данному основанию. Например, женщины, которые находятся в положении и ожидают появления малыша, а также те, которые имеют детей, не достигших возраста трех лет, не могут быть уволены в связи с сокращением штата.
Увольнение в связи с сокращением должности происходит тогда, когда компания исключает какую-либо должность из своего штатного расписания. Причины для такого действия могут быть самые различные, в том числе материальные трудности предприятия, неэффективность сотрудников, реорганизация фирмы и т.д.
Существует определенный, основанный на законе и проверенный временем алгоритм действий при сокращении штата.
- Запуск процесса всегда должен начинаться с письменного приказа директора об исключении из штатного расписания той или иной должности и утверждения нового штатного расписания.
- Затем следует определиться с теми работниками, которых сокращать нельзя по закону.
- Далее происходит уведомление об увольнении в связи с сокращением штата тех сотрудников, рабочие места которых упраздняются.
Однако, прежде чем их уволить, компания обязана предложить им свободные вакансии, соответствующие их квалификации и уровню образования. Если таких вакансий нет или же работник в письменном виде отказался от предложенных ему вариантов, тогда происходит процедура увольнения. Предварительно о ней должен быть извещен профсоюзный комитет (если таковой имеется на предприятии) и центр занятости населения.
При сокращении работнику должны предложить все имеющиеся у работодателя свободные вакансии (ст. 180 ТК РФ). Сделать это можно двумя способами:
- Внести соответствующую информацию в уведомление о сокращении.
- Подготовить отдельный документ.
Если составляется отдельный документ о вакансиях, то в первый раз он вручается работнику вместе с уведомлением, что будет произведено увольнение в связи с сокращением должности. Затем работодатель должен еще несколько раз предложить работнику свободные вакансии (в течение срока предупреждения). Последний раз это делается в день увольнения. Периодичность данной процедуры не регламентирована, но рекомендуется производить ее хотя бы раз в месяц.
Порядок увольнения при сокращении должности по п. 2 ст. 81 ТК РФ выглядит следующим образом:
- Работодатель принимает решение провести сокращение должностей, издает об этом приказ и утверждает новую редакцию штатного расписания.
- Проводится уведомление о сокращении штата всех трудящихся, которых планируется уволить по пункту 2 статьи 81 ТК РФ.
- Людям предлагают свободные вакансии в течение всего периода предупреждения.
- По завершении срока предупреждения производят увольнение: оформляют соответствующий приказ и запись в трудовую книжку.
- Окончательно рассчитываются с уволенным (в том числе выплачивают выходное пособие за первый месяц).
- Если «сокращенный» работник не трудоустроился, ему оплачивают второй, а по решению органов занятости и третий месяц после увольнения.
Вручить уведомление о сокращении должности работнику следует не позже, чем за два месяца до даты расторжения договора.
Как было сказано выше, один из основных этапов сокращения численности — это уведомление о сокращении должности. Образец не утвержден в законодательных актах, поэтому работодатели могут делать его в свободной форме. Обязательна к включению в уведомление следующая информация:
- ФИО и должность работника, которому адресовано уведомление о предстоящем сокращении.
- Дата увольнения, ее нужно указать точно.
В остальном при составлении уведомления придерживаются правил оформления служебных документов. Стандартное уведомление о сокращении работника будет содержать следующие реквизиты:
- Наименование организации, составившей документ. Как правило, уведомление печатается на фирменном бланке предприятия, где в угловом штампе указаны все реквизиты.
- Обращение к адресату. Документ должен начинаться со слов: уведомляем, извещаем, информируем вас и т.д.
- Подпись руководителя или другого уполномоченного лица.
- Дата и номер документа.
- В специальном журнале, либо на экземпляре уведомления, остающемся у работодателя, работник указывает дату получения и ставит свою подпись.
Уведомление о сокращении должности – документ, который служит для информирования работника о грядущем увольнении в связи с сокращением должности, которую он занимает. Наиболее часто работодатель в первую очередь стремится сократить должности, на которые осуществляется поиск специалистов, и лишь затем под ликвидацию попадают те, на которых имеется персонал.
О всех нюансах его составления и пойдет речь в нашей статье.
В рабочей сфере все вопросы закрепляются документально. Уведомление о сокращении должности штата информирует сотрудника о скором увольнении. Работодатель обязан его оформлять и предоставлять сотруднику заранее. Образец уведомления о сокращении штатной единицы и нюансы его составления представлены в статье.
Как должно выглядеть уведомление о предстоящем сокращении? Официальный документ имеет юридическую силу, хранится в архиве 75 лет с момента издания, может быть использован при судебных разбирательствах.
Пошаговая инструкция по составлению уведомления представлена в образце:
- шапка включает наименование организации и дату;
- название документа – «Уведомление»;
- тело документа включает обращение к сотруднику в уважительной форме по ФИО и предупреждение о сокращении должности;
- вторая часть тела включает обязательный пункт – предложение вакансии с полным списком должностей и окладами по каждому из них;
- завершающая часть содержит срок расторжения трудовых отношений (по истечении 2-х месяцев) в течение которых сотрудник имеет право уволиться по собственному желанию;
- дополнение – гарантии и компенсации в случае увольнения по сокращению;
- последние строки уведомления содержат должность руководителя/начальника отдела кадров, ФИО работника и его подпись о получении документа.
Отказаться от сокращения нельзя. Спорные ситуации могут быть разрешены во время сбора комиссии, в трудовой инспекции и в суде.
Обратите внимание!
Сотрудник не обязан соглашаться на предложенные вакансии. Его право по закону – отказ от должности без ущерба для репутации, с сохранением денежной компенсации и полагаемых выплат.
Кроме уведомления сотрудника, руководство предприятия/организации обязано соблюсти ряд мер:
- ввод нового штатного расписания на основании приказа о сокращении;
- передача информации ЦЗН и профсоюзам – уведомление передается за 2 месяца до увольнения и за 3 месяца в случае массового сокращения штата;
- определение круга лиц, не попадающих под сокращение с учетом преимущества и квалификации сотрудников;
- уведомление работников и предложение вакантных мест;
- учет мнения профсоюза, при несогласии которого с перечнем увольняемых, с начальством проводится консультация с занесением сведений в протокол.
При расторжении трудового договора по рассматриваемому в данной статье основанию работодатель обязан:
- уведомить работника о предстоящем увольнении, предложив ему имеющиеся вакантные должности;
- по истечении срока предупреждения и при отсутствии вакантных должностей (отказа работника занять предложенные ему должности) издать приказ о расторжении трудового договора с работником и довести до него этот приказ, удостоверив ознакомление подписью работника;
- внести в трудовую книжку работника запись, дублирующую формулировку приказа, об основании и причине расторжения трудового договора и заверить ее подписью работника;
- произвести с работником в день увольнения окончательный расчет и выдать ему трудовую книжку.
Образец уведомления о сокращении штатной единицы. Образец уведомления работника о сокращении
Вся ответственность за правильное проведение этой процедуры полностью лежит на администрации предприятия. Сокращаемый сотрудник может воспользоваться допущенной ошибкой и обратиться в суд. В большинстве случаев судебные решения принимаются в пользу истца, поэтому руководству на всех этапах необходимо очень тщательно прорабатывать процедуру.
Существуют две причины этого процесса:
- Сокращение штата — изменение штатного расписания (упраздняется часть должностей).
- Сокращение численности — уменьшение числа сотрудников в рамках одной должности.
Крайне важны пункты, касающиеся уведомлений:
- Издание приказа и нового штатного расписания.
- Выявление сотрудников, которые не подлежат сокращению по трудовому законодательству и классификационному отбору.
- Уведомление работников, попадающих под сокращение.
- Ознакомление их с вакантными должностями, если таковые существуют.
- Информирование профессионального комитета и центра занятости населения.
- Непосредственно процедура увольнения.
Уведомление работника о сокращении должности вручается за два месяца до увольнения и вступления в силу нового штатного расписания. Установленной формы такого документа не существует, однако есть определенные требования к его содержанию. Так, администрации необходимо сообщить дату увольнения и перечень вакантных должностей с указанием заработной платы. Если предполагается массовое сокращение штатов, то уведомление вручается за 3 месяца до возможной даты увольнения.
Отличаются сроки информирования и для сотрудников, находящихся на сезонной работе. Их должны оповестить не менее чем за 7 дней, а работающих менее 2 месяцев — за 3 дня. Кроме этого, за 2 месяца должен получить уведомление об увольнении работников профком организации. В нем указывается список сотрудников и новое штатное расписание. Дело в том, что сокращение работников, состоящих в профсоюзной организации, может произойти только по согласованию с первичным профкомом.
В ответ на уведомление профком высылает администрации свои возражения или их отсутствие в виде выписки из протокола профсоюзного собрания. Для актуализации статистических данных и ускорения трудоустройства сокращенных сотрудников администрация за 2 месяца направляет уведомление в ЦЗН.
Обязанность по обоснованному сокращению и доказательству этого факта возлагается на работодателя. Сократить могут только после принятия аргументированного решения в письменной форме и вынесения приказа. Процедура изменений штатного расписания подразумевает:
- сбор комиссии, которая рассматривает кандидатов и может принять положительное/отрицательное решение, в зависимости от сопутствующих доказательств и фактов;
- подписание приказа по увольнению;
- предложение сотруднику иной должности в подразделении, другой организации или на том же предприятии в соответствии с уровнем профессионализма и заработной платой;
- полный расчет сотрудника – выходное пособие, зарплата, отпускные и иные платежи;
- при постановке на учет в центр занятости – 2 месяца оплата зарплаты из средств работодателя, а также положенная дотация по безработице.
По некоторым трудовым спорам можно восстановиться в должности, а также обжаловать приказ о сокращении в судебном порядке. Профессиональные юристы советуют обратить внимание на несколько пунктов:
- было ли получено уведомление и в какой срок (по закону 2 месяца до увольнения);
- если имеются вакансии, работодатель обязан предложить их сокращаемому работнику, что также может быть нарушением при бездействии руководства;
- если на должность было назначено другое лицо, то сокращение является незаконным, а увольнение может проходить по другой статье (неисполнение обязанностей, нарушение Устава и прочее);
- мнимое сокращение – должность, которая может быть ликвидирована отсутствует.
Обратите внимание!
При нарушении любого пункта, жалоба подается в трудовую инспекцию или суд.
Приняв решение о сокращении численности или штата, руководитель организации должен оформить соответствующий приказ. Специальной формы приказа законом не предусмотрено. Главное, отразить в нем причину и дату предстоящего сокращения, а также отметить сокращаемые должности. Этим же либо отдельным приказом следует утвердить новое штатное расписание.
БЛАНКИ И ОБРАЗЦЫ
Приказ о сокращении численности или штата
Уведомление работника о сокращении штата организации и наличии вакантных должностей
Акт об отказе от подписания документа
Уведомление службы занятости о сокращении численности (штата) работников
Уведомление профсоюза о сокращении численности (штата) работников
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-8)
Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы за два года
Справка о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года
Образец заполнения справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений за два календарных года
Личная карточка работника (Форма № Т-2)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма № Т-61)
Другие бланки и образцы
Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников предоставляется тем сотрудникам, чьи показатели производительности труда и квалификации выше, чем у остальных (ст. 179 ТК РФ).
При равной производительности труда и квалификации предпочтение отдается:
- семейным работникам – при наличии у них двух или более иждивенцев;
- лицам, в семье которых нет других работников с самостоятельным заработком;
- работникам, получившим в период работы в данной организации трудовое увечье или профессиональное заболевание;
- инвалидам Великой Отечественной войны и инвалидам боевых действий по защите Отечества;
- работникам, повышающим свою квалификацию по направлению работодателя без отрыва от работы.
Иные категории работников, которые имеют преимущество при оставлении на работе, можно установить в коллективном договоре (ч. 3 ст. 179 ТК РФ).
Кроме того, не могут быть уволены по сокращению штата беременные сотрудницы, женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, одинокие матери, воспитывающие ребенка в возрасте до 14 лет/ребенка-инвалида до 18 лет (ст. 261 ТК РФ).
Если работник не согласился ни на одну из предложенных вакансий, в последний день его работы отдел кадров оформляет приказ о прекращении трудового договора (форма № Т-8 или Т-8а). Формулировка причины увольнения может быть следующая: «Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
С этим приказом работника нужно ознакомить под роспись в день увольнения (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).
К последнему дню работы сотрудника бухгалтерия должна оформить справку о сумме его заработка за два календарных года, предшествовавших увольнению. Соответствующая форма утверждена приказом Минтруда РФ от 30 апреля 2013 года №182н.
В последний день работы бухгалтерия также обязана выдать сотруднику документ, который содержит сведения, направленные в ПФР за период работы сотрудника (п. 2-2.3 ст. 11 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»).
Специальных форм для передачи таких сведений работнику не предусмотрено, поэтому ориентироваться следует на формы, утвержденные ПФР для представления соответствующих сведений ведомству. Например, форма СЗВ-М (утв. постановлением Правления ПФР от 1 февраля 2016 г. № 83п), раздел 6 формы РСВ-1 ПФР (приложение № 1 к постановлению Правления ПФР от 16 января 2014 г. № 2п) и др.
Перед увольнением работника соответствующая запись вносится отделом кадров в его личную карточку (форма № Т-2).
В «Основании прекращения трудового договора (увольнения)» нужно прописать причину увольнения: «Сокращение численности (штата) работников организации, п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ».
В строке «Дата увольнения» – указать последний день работы.
Затем следует внести реквизиты приказа о прекращении трудового договора – его дату и номер.
После этого работник и сотрудник отдела кадров заверяют информацию об увольнении своими подписями.
В последний день работы отдел кадров совместно с бухгалтерией заполняют записку-расчет о прекращении трудового договора с сотрудником (форма № Т-61). На лицевой стороне сотрудник отдела кадров указывает общие сведения о работнике, а также информацию об увольнении и факте расторжения трудового договора. А на оборотной стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной работнику выплаты.
Знакомить сотрудника с запиской-расчетом работодатель не обязан.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или соответствующего закона (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). Выглядеть она должна так:
- порядковый номер записи;
- дата увольнения;
- причина увольнения со ссылкой на соответствующий пункт, часть и статью ТК РФ: «Трудовой договор расторгнут в связи с сокращением штата работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации«;
- наименование документа, на основании которого вносится запись (например, приказ о прекращении трудового договора), его дата и номер.
Эта запись должна быть заверена подписи сотрудника отдела кадров и увольняемого работника, а также печатью организации (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).
Трудовая книжка также выдается сотруднику в последний день его работы (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).
- Документ составляется на фирменном бланке организации с обязательным указанием наименования фирмы.
- Так как каждому работнику, попавшему под сокращение, выдается собственное уведомление, то в нем должны быть полностью указаны фамилия, имя и отчество человека, на чье имя выписывается бумага, а также адрес его проживания.
- Уведомление должно иметь свой номер и дату составления.
- В обязательном порядке должны быть указаны веские причины сокращения должности, ими могут стать приказ о сокращении штата или об изменении штатного расписания.
- В уведомление вписывается номер и дата приказа-основания. Очень важно грамотно составить информационное письмо, учесть все нюансы, в противном случае оно может быть оспорено в суде или признано недействительным.
- В обязательном порядке в документе должна быть полностью указана сокращаемая должность, а также важным элементом является присутствие соответствующей статьи Трудового Кодекса, на основании которой происходит увольнение. В рассматриваемой ситуации это ст. 81 ТК РФ со ссылкой на соответствующий подпункт.
- Помимо всего прочего, документ должен содержать перечень вакантных мест, которые работнику предлагается занять, желательно с указанием оклада. Лучше всего указать также информацию о праве работодателя расторгнуть трудовой договор по истечении двухмесячного срока.
- Уведомление подписывает его составитель, руководитель кадровой службы или директор предприятия. В конце документа обязательна подпись работника о том, что он получил официальный лист, и дата получения документа. Желательно включить строку с отметкой о согласии или несогласии сотрудника занять предложенные вакантные должности.
Сроки и порядок оповещения сотрудника
Уведомление о сокращении должности гражданин должен получить лично в руки и строго за два месяца до намеченной даты его увольнения. Оно составляется в двух экземплярах. При этом один остается у работника, а второй с его подписью передается в организацию. В том случае, если сотрудник отказывается получить уведомление о сокращении должности, то составляется специальный акт, который подписывается двумя другими сотрудниками и подшивается в личное дело гражданина.
Если работник по какой-то причине отсутствует на рабочем месте, то данный документ может быть ему направлен по почте с обязательной описью вложения. Желательно оформлять такие письма с уведомлением о вручении.
Также следует отметить, что гражданин может быть уволен и раньше, не дожидаясь истечения двух месяцев с момента уведомления. При этом руководитель организации должен выплатить ему в конечный день служебной деятельности вознаграждение за отпуск, если он не был использован, и выходное пособие.
В обязательном порядке в уведомлении должна стоять подпись работника и дата вручения официальной информации об увольнении. Документ составляется в двух идентичных экземплярах, один экземпляр остается у сотрудника, а другой у работодателя.
В случае, если сотрудник фирмы отказывается подписывать документ, должен быть составлен акт об отказе. Работнику следует отправить уведомление о сокращении и данный акт с подписями кадровика и двух других членов коллектива, участвовавших при составлении документа. В такой ситуации направить по почте пакет документов следует заказным письмом с обязательным составлением описи вложения.
Одновременно с информацией о предстоящей ликвидации рабочего места в официальном документе указывается перечень должностей, на которые сотрудник предприятия может перейти. Если он соглашается сменить должность на ту, которая указана в уведомлении, то кадровик документально оформляет перевод. Согласно статье 180 Трудового Кодекса работодатель в письменном виде должен регулярно информировать своего работника, попавшего под сокращение, о появлении вакантных должностей в организации до момента увольнения.
Сотрудник фирмы, получивший уведомление, имеет право уволиться с работы до истечения двухмесячного периода по согласованию с работодателем, при этом предприятие должно будет ему выплатить все полагающиеся компенсации и пособия.
Порядок составления документа
Обычно задача по составлению и передаче уведомления о сокращении штата работников лежит на юрисконсульте, специалисте кадрового отдела либо секретаре организации. Иногда этим занимается и сам руководитель.
В любом случае, вне зависимости от должности, это должен быть человек, обладающий необходимыми знаниями Трудового и Гражданского кодексов РФ, а также хотя бы минимальным представлением о том, как писать подобного рода послания.
Нечасто, но случается, что работодатель имеет желание и возможность трудоустроить сокращаемого сотрудника в другом подразделении или филиале. Закон обязывает руководителя, допустившего сокращение на предприятии, предлагать работникам все имеющиеся вакантные места, которые подходят им по квалификации, образованию и здоровью.
В искреннем стремлении нанимателя поддержать и устроить работника на новую должность поддерживает и законодательство. В первую очередь, оно не запрещает предлагать должности с меньшим размером оплаты или с понижением в структурной иерархии (например, перевод с руководящего поста на рядовую должность), что существенно расширяет возможности предприятия.
До дня увольнения организация, предоставляющая рабочее место, имеет право аннулировать приказ о сокращении, причин его отмены может быть несколько: улучшение экономического состояния фирмы, издание приказа неуполномоченным лицом и некоторые другие. Отмененный документ подшивается к делу приказов и не подлежит уничтожению.
В этом случае выданные уведомления о сокращении признаются недействительными, и за работниками сохраняются их рабочие места и занимаемые должности.
Образец уведомления о сокращении штатной единицы заключается в следующем:
- В «шапке» указывается наименование учреждения, а также кому адресуется уведомление.
- В середине строки надо написать «уведомление».
- Фиксируется название и номер приказа о сокращении.
- Обязательно наличие причины.
- Необходимо обозначить сокращаемую должность и дату этого события.
- Обозначается перечень вакансий на замещение по квалификации или ниже по должности, если она подходит по состоянию здоровья (ч. 3 ст. 81 ТК РФ).
- Фиксируются права и гарантии увольняемого работника. Он получает среднемесячную зарплату в течение 2 месяцев с момента расторжения трудового соглашения (ст. 178 ТК РФ). В день увольнения предоставляются дополнительные выплаты.
- Внизу обязательная подпись начальника.
- Ниже ставится дата уведомления. Сотрудник ставит подпись при получении.
Документ составляют в 2 экземплярах: один остается в учреждении, а другой выдается сотруднику. Образец уведомления работника о сокращении штата одинаков при любых причинах увольнения. Отличия могут заключаться в содержании документа.
Екатерина Добрикова,редактор-эксперт портала ГАРАНТ.РУ
Обязательно ли уведомлять работника о сокращении
О предстоящем увольнении в связи с сокращением численности или штата работника нужно предупредить персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. 2 ст. 180 ТК РФ). Из этого правила есть несколько исключений – так, сотрудника, заключившего трудовой договор на срок до двух месяцев, об увольнении нужно предупредить не менее чем за три календарных дня, а занятого на сезонных работах, – не менее чем за семь календарных дней (ч. 2 ст. 292, ч. 2 ст. 296 ТК РФ).
Если работник отказывается ставить отметку о получении уведомления, необходимо составить соответствующий акт в присутствии не менее чем двух свидетелей – этот документ станет подтверждением факта уведомления работника об увольнении.
В письменной форме не позднее чем за два месяца до увольнения работодатель должен сообщить о сокращении численности или штата сотрудников профсоюз, а также службу занятости (ст. 82 ТК РФ, п. 2 ст. 25 Закона РФ от 19 апреля 1991 г. № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Если же решение о сокращении может привести к массовому увольнению, сделать это нужно не позднее чем за три месяца.
В уведомлении, направляемом в профсоюз, указываются Ф. И. О. подпадающих под сокращение работников, а также наименования их профессий, должностей или специальностей.
В обращении в службу занятости следует указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования к каждому из сокращаемых работников и условия оплаты их труда.
К каждому уведомлению следует приложить:
- копию приказа о сокращении численности (штата) работников организации;
- проект приказа об увольнении работников организации;
- проект штатного расписания организации.
Нормы трудового право устанавливают, что уведомление работника о сокращении штата работников должно проводиться в обязательном порядке, если проводится увольнение по сокращению штатов.
Данная обязанность возлагается на администрацию предприятия с целью, чтобы перед подобным расторжением трудового договора у работников было время для поиска нового рабочего места.
При этом уведомление о данном событии должно быть составлено в письменном виде и иметь подтверждение получения. Часто компании в самом бланке такого письма предусматривают место, где сотрудник, подпадающий под процедуру сокращения, ставит отметку о его получении.
бухпроффи
Важно!Если работодатель не произведет уведомление в установленные сроки, к нему могут быть применены соответствующие меры, а уволенные сотрудники получат возможность восстановится на своем месте.
Положения нормативных актов определяют следующие временные периоды, в течение которых работодатель должен предупредить своих наемных сотрудников о предстоящем сокращении:
- Сотрудников, принятых по трудовым контрактам на неопределенный срок, администрация должна предупредить об этом не меньше чем за 2 месяца до возможной даты увольнения.
- Если под сокращение попадают сезонные работники, то руководство должны сообщить им об увольнении должно за семь дней до предполагаемого события.
- Если с работником заключен срочный трудовой договор со сроком действия до 2 месяцев, то предупредить его о сокращении нужно за три дня до увольнения.
Законодательство предусматривает такую обязанность только для хозяйственных субъектов, которые зарегистрированы в органах как юрлица. Предприниматели могут не придерживаться данных срок, за исключением ситуаций, когда условия составленного с работником трудового контракта предусматривают за ними подобную обязанность.
Согласно законодательству ИП должны соответствующие органы известить о принятом решении по сокращению штата не мене чем за две недели. Это же период они могут использовать и для сообщения своим работника информации о данном событии.
Порядок составления документа
Работнику кадровой службы следует помнить о том, что не могут попасть под сокращение следующие группы сотрудников: беременные женщины, а также женщины, имеющие на руках ребенка в возрасте до 3-х лет. Эти лица подпадают под увольнение только в случае ликвидации предприятия или остановки деятельности индивидуального предпринимателя. Если работодатель нарушит эту норму закона, то ему грозит административная, а иногда даже и уголовная ответственность.
Оповещение выдается каждому сотруднику заранее для предупреждения о сокращении. В уведомление включают список предлагаемых замещающих вакансий на основе уровня квалификации с ТК РФ. Главной функцией документа является информирование о скором сокращении. Помимо рабочих кадров, о данном событии сообщают службу занятости и профсоюз.
Однако это неверно. Если работник выражает отказ в подписании уведомления, то собирается специальная комиссия. В нее должно войти минимум два человека, лучше из других отделов.
В ее присутствии нужно составить акт о том, что было зачитано уведомление работника о сокращении штата работников, а он отказывается его подписать.
Желательно, чтобы сотрудник устно обосновал, почему он так поступает — тогда данные слова необходимо будет в точности и без искажений смысла также внести в акт. Но в документе стоит отразить и тот факт, что работник отказывается дать объяснение своему поступку.
Чаще всего уведомление составляется таким образом, чтобы оно содержало и полный перечень предлагаемых вакансий. В этом случае данный список также необходимо прочитать вслух. После этого нужно выявить ответ на представленное предложение, и тоже включить его в составляемый акт.
Внимание!С даты, когда был составлен акт, производится отсчет времени до увольнения. Как только оно выходит — издается приказ. Если работник с ним не согласен и отказывается подписать — также нужно собрать комиссию и зафиксировать это.
Кого можно и кого нельзя сокращать
Сокращение предусмотрено трудовым законодательством как одна из причин вынужденного прекращения отношений между работодателем и сотрудниками. При этом важно понимать, что некоторые категории граждан не подлежат сокращению (исключая случаи прекращения существования компании):
- беременные женщины;
- одинокие матери и одинокие отцы с детьми до 3 лет и/или с детьми-инвалидами;
- единственные кормильцы семьи.
В случае одновременного сокращения нескольких должностей необходимо рассылать уведомление каждому сотруднику, о котором идет речь. При этом если необходимо выбрать среди нескольких человек, то приоритет отдается:
- многодетным гражданам;
- участников боевых действий;
- сотрудникам, обладающим высокой квалификацией;
- получившим увечье или заболевание, которое непосредственно связано с выполнением трудовых обязанностей в данной компании.
Вручение
Желательно предоставлять уведомление сотруднику лично, чтобы он подставил подпись. Но существует вариант отправки по почте заказным письмом, тогда надо взять документ с подписью работника. Если работник не желает подписывать документ, то составляется акт, который надо подписать 2 свидетелям, работающим в организации.
Отмена
Бывает и так, что сокращение численности работников по каким-то причинам отменяется. Эта процедура тоже должна быть оформлена должным образом. Сначала издается приказ об отмене приказа о сокращении. В документе фиксируется номер и дата документа, распоряжение по которому необходимо отменить, обозначается причина данного решения и основания.
Работников восстанавливают в должностях. Важной процедурой в этих случаях считается ознакомление под роспись с новым приказом всеми реабилитированными работниками учреждения. Уведомление о сокращении считается обязательным документом, который надо предоставлять всем работникам, которых касается это мероприятие. Его необходимо грамотно оформлять и подавать своевременно. Правильно выполненная процедура сокращения позволит не допустить сложностей в будущем.
Шаг 10. Оформить записку-расчет о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)
В последний день работы бухгалтер должен выдать сотруднику заработную плату за отработанное время, компенсацию за неиспользованный отпуск, если она ему полагается, и произвести иные выплаты (ч. 4 ст. 84.1, ст. 140 ТК РФ). Работнику также должно быть выплачено выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 178 ТК РФ).
Если трудовой договор расторгается по соглашению с работником до истечения срока предупреждения об увольнении, ему выплачивается дополнительная компенсация в размере среднего заработка, исчисленного пропорционально времени, оставшемуся до истечения указанного срока (ч. 3 ст. 180 ТК РФ).
В том случае, когда сотрудник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления им требования о расчете.
Что делать, если сотрудник отказывается подписывать документ?
В случае отказа подписывать уведомление о сокращении штата, необходимо составить об этом соответствующий акт и прикрепить его к личному делу сотрудника. Оформленный в таком порядке отказ будет свидетельствовать о том, что со стороны работодателя вся процедура по увольнению работника была выполнена в полном объеме.
Точно также если работник отказывается получать письмо с уведомлением о сокращении штата у почтового работника, и оно возвращается к отправителю, его необходимо прикрепить к делу.
Даже неполученное послание тоже послужит доказательством соблюдения закона работодателем.
А вот если работодатель не удосужился получить на уведомлении подпись работника или не составил акт об отказе его подписать, в дальнейшем подчиненный легко сможет оспорить его действия, обратившись в трудовую инспекцию или суд.