Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 653-60-72 (доб. 946, бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Как расчитать необходимое количество работников службы документационного обеспечения

Как расчитать необходимое количество работников службы документационного обеспечения

Как расчитать необходимое количество работников службы документационного обеспечения
СОДЕРЖАНИЕ
0

Как сократить количество копий документов

Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). 2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.

N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Как следует из Указа, работодатели выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих работодателей, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках работодателя.

Кроме того, при заверении копий документов нужно принимать во внимание качество подлинника. Ст. 62 тк рф: вопросы и ответы Текущая редакция ст. 62 ТК РФ с комментариями и дополнениями на 2018 год По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;

Поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно. 2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г.

Ограничение по количеству выдаваемых копий документов связанных с работой Это распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности у данного работодателя. При этом последний не вправе выдавать копии документов, связанных с исполнением трудовых обязанностей другими работниками организации.

Условие 4. Запрашиваемые документы должны быть в наличии у работодателя — он должен иметь реальную возможность выдать их копии работнику. Условие 5. Безвозмездность предоставления документов (их копий), связанных с работой.

Внимание

Обязательства по выдаче документов, связанных с работой, работодатель должен выполнять безвозмездно (ст. 62 ТК РФ). Организация у нас большая, и практически каждый день приходится изготавливать копии документов по разным запросам сотрудников.

В прошлом номере «Справочника кадровика» мы разобрались, какие документы и в каких ситуациях могут понадобиться работникам*. Кто кроме самого работника может обратиться с просьбой о выдаче документов? Какие действия должны выполнить сотрудники кадровых служб, чтобы предоставить копии документов? Ответ вы найдете в нашей статье.

  • справки о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, для расчета пособий по социальному страхованию (п. 3 ч. 2 ст.

«Как установлено судом и подтверждается материалами дела, <…>, У.Н.А., являясь работником ФГУП <…>, обратилась к работодателю с заявлением об ознакомлении с Приказом Министерства машиностроения СССР N 0290 от 28 ноября 1986 года «О совершенствовании организации заработной платы и введении новых тарифных ставок и должностных окладов в производственных отраслях народного хозяйства» (по тексту заявления истца именуется как приказ от <…> N) в части, касающейся ее работы уборщиком производственных помещений зд. N, а также предоставить ей заверенные должным образом копии.

Как расчитать необходимое количество работников службы документационного обеспечения

На основании письма работодателя от <…> в удовлетворении данного заявления отказано в связи с тем, что испрашиваемый документ не является локальным актом работодателя и не содержит персональную информацию о работнике.

Отказывая в удовлетворении исковых требований У.Н.А., о признании незаконным отказа в предоставлении соответствующих выписок из вышеуказанного приказа, возложении на работодателя обязанности по его предоставлению для ознакомления в части, касающейся оплаты труда уборщиков производственных помещений здания N в период с <…> по <…>

годы, суд, руководствуясь положениями ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, не нашел оснований для признания незаконными действий работодателя в части отказа истцу в предоставлении испрашиваемого приказа и выдачи соответствующих копий, поскольку на работодателя в силу прямого указания закона такая обязанность не возложена…

… Правовой анализ вышеуказанных норм закона позволяет сделать вывод о том, что на работодателе лежит обязанность безвозмездно предоставить работнику по его письменному заявлению копии документов, связанных с работой, то есть документов, содержащих персональную информацию о работнике. С принятыми работодателем локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, он обязан только ознакомить работника под роспись.

Кроме того, не выдавайте полные версии приказов, если они касаются и других работников. Сделайте выписку из них и объясните это защитой персональных данных (определение Московского городского суда от 18.02.2015 № 33–1277/2015). 

И, наконец, не выдавайте копии локальных актов, поскольку они не являются документами, связанными с работой. Последнее утверждение, конечно, спорное, но часто суды с этим соглашаются (см., например, уже упомянутое апелляционное определение Свердловского областного суда от 10.03.2015 по делу № 33–3588/2014).

Расчет численности исходя из объема документооборота

Приложение N 2к Нормам времени на работыпо документационному обеспечениюуправленческих структурфедеральных органов исполнительной власти

Т — нормы времени на определенный вид работ;n — количество видов выполняемых работ,Т — затраты времени на работы, не предусмотренные нормами и носящие разовый характер.Нормативные затраты времени на определенный вид работ рассчитываются по формуле:Т = х V,где: Н — норма времени на выполнение i-й операции на единицу измерения в определенном виде нормируемых работ;

Пример расчета

NN пп

Наименование работы

Единица измерения

Годовой объем работы

Норма времени на единицу измерения, ч

N таблицы

Норма-
тивная
трудоем-
кость, ч

1

2

3

4

5

6

7

1

Ведение контрольной картотеки

Одна РКК

10860

0,15

18

1629

2

Запись в книге учета отправляемых документов

Одна запись

6000

0,04

40

240

3

Опись входящих документов

Одна опись

120

0,23

40

27,6

4

Заполнение реестра

Один реестр

3733

0,19

40

709,27

5

Обработка телеграмм

Одна телеграмма

650

0,11

34

71,5

6

Рассылка документов

2 мл

6000

0,023

21

69

7

Регистрация получаемых документов коллегиального органа

2 мл

4800

0,03

16

72

8

Регистрация внутренних приказов

2 мл

120

0,08

16

4,8

9

Учет приказов коллегиального органа

Один документ

120

0,07

15

8,4

10

Учет решений (постановлений) коллегиального органа

Один документ

120

0,1

15

12

11

Учет телеграмм коллегиального органа

Одна телеграмма

150

0,05

15

7,5

12

Учет сводок коллегиального органа

Одна сводка

60

0,48

15

28,8

13

Учет описи документов коллегиального органа

Одна опись

420

0,12

15

50,4

14

Учет писем-извещений коллегиального органа

Одно письмо

1260

0,05

15

63

15

Учет постановлений коллегиального органа

Один документ

120

0,08

15

9,6

Итого:

3002,87

Т- затраты времени, рассчитанные по нормам времени — 3376,87 ч;Ф — норма рабочего времени одного работника за год — условно принимается равной 2000 ч;Т — 438,9 — затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер (определены экспертным путем);Т — 3002,87 438,9 = 3441,77Ч = = 1,72 2 чел.

Пример 2

NN пп

Наименование работы

Единица
измерения

Годо-
вой
объем
работы

N
таб-
лицы

Норма
времени
на еди-
ницу
измере-
ния, ч

Норма-
тивная
трудоем-
кость,
ч

1

Автоматизированный учет объема документооборота учреждения

100 документов

20000

53

0,1

20

2

Автоматизированная регистрация поступающих документов

10 документов

25000

54

0,40

1000

3

Автоматизированный учет количества поступающих документов

100 документов

6500

52

0,05

3,25

4

Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов

10 документов

5000

56

0,7

350

5….

………………………………..

……………
………..…

…….

…………
………..

……………
…………

10

Автоматизированный учет количества отправляемых внутренних документов

100 документов

15000

51

0,04

6

Итого:

10545

Т- затраты времени, рассчитанные по нормам времени, — 10545 ч;Т — затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, — 196,8 ч (определены экспертным путем);Ф- норма рабочего времени одного работника за год, ч — условно принимается равной 2000 ч.Ч = 5,37 5 чел.

Текст документа сверен по:рассылка

Предлагаем ознакомиться:  Расторжение договора по соглашению сторон: образец соглашения

Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).

Для расчета необходима следующая информация:

  1. Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов:
    • входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
    • исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
    • внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
    • все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
  2. Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).

Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).

Допустим:

  • средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
  • общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.

Получаем: 0,00016 × 15 0000,98 × 1 5000,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.

Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ:

  • нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
  • межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
  • нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
  • нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
  • укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
  • межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
  • типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).

Для расчета нам потребуется следующая информация:

  1. Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы (в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности.

    Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23). Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч

  2. Трудоемкость ненормируемых работ (за год в часах) равна затратам времени на выполнение конкретного вида работ, умноженным на объем конкретного вида работ (за год). Трудоемкость ненормируемых работ определяется экспертным методом.

    Рассмотрим обмен авиабилетов для сотрудников в рамках функции по организации командировок. Примерное время такой работы (согласование нового маршрута, подача заявки в авиакомпанию, получение новых билетов, регистрация новых билетов, получение сопроводительных документов (счет-фактура, акт и пр.) и их передача в бухгалтерию) на 1 человека составляет 1,2 часа. Если в год количество обменных документов – 10, то годовой объем этой работы составляет 120 часов.

  3. Общая трудоемкость работ (за год в часах) это совокупность трудоемкости на все нормируемые и ненормируемые виды работ.
  4. Полезный фонд рабочего времени работника. Так, в 2016 году рабочее время (при 40-часовой рабочей недели) согласно производственному календарю составляет 1974 часа. Необходимо учитывать, что из рабочего времени стоит вычесть время нахождения сотрудника в отпуске, т.е. минимум 28 дней (в среднем 165 часов), а также иные возможные невыходы сотрудника на работу – минимальное значение 10 %1.

    Итого получаем полезный фонд рабочего времени 1 сотрудника на 2016 год – около 1612 часов.

Существует методика определения приблизительной численности службы ДОУ исходя из объема документооборота2. Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.

Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.

Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.

Письменный ответ работодателя на затребование работником документов

Инфо

Работник вправе требовать от работодателя предоставления копий любых документов, связанных с работой, в том числе прямо не указанных в ст. 62 ТК РФ и других нормативных правовых актах. Это распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о трудовой деятельности у данного работодателя.

Важно

Условие 5. Безвозмездность предоставления документов (их копий), связанных с работой. Обязательства по выдаче документов, связанных с работой, работодатель должен выполнять безвозмездно (ст.

62 ТК РФ).

Подготовьте письменный ответ в 3-дневный срок, как того требует ст. 62 ТК РФ. Напишите, что запрошенные документы вы ранее выдали, в связи с чем отказываете в повторной выдаче копий. Кроме того, всегда передавайте работнику копии документов под расписку или делайте об этом отметки в специальном журнале.

«Из материалов дела следует, что ДД.ММ.ГГГГ в МУП «Редакция газеты «Амурская заря» поступило письменное заявление Севастьяновой Р.Л. от ДД.ММ.ГГГГ с просьбой выдать ей документы, подтверждающие факт принятия её на работу в МУ «Редакция газеты «Амурская заря». При этом в заявлении истец указывает на то, что от ответчика она уже получала приказы редакции газеты «Амурская заря» о своем приеме на работу и об увольнении.

… Полученные ранее Севастьяновой Р.Л. копии приказов верны, других приказов о приеме истца на работу и об её увольнении в редакции не имеется. Приказ № о принятии Севастьяновой Р.Л. на работу работник неоднократно получала (л.д. 16).

Учитывая установленные по делу обстоятельства, коллегия приходит к выводу о том, что требование статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации МУП «Редакция газеты «Амурская заря» не нарушено. Представленными ответчиком доказательствами подтверждено, что в установленный законом трехдневный срок работодатель ответил на заявление истца, однако копии запрашиваемых документов не представил, в связи с тем, что копию приказа о приеме Севастьяновой Р.Л. в редакцию газеты «Амурская заря», являющейся муниципальным учреждением, истец неоднократно получала.

Предлагаем ознакомиться:  Переходят ли долги по наследству

При указанных обстоятельствах, оснований для отмены решения суда по доводам апелляционной жалобы не имеется».

Приблизительный расчет исходя из объема документооборота

Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2–3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств – 12–15 % от численности).

Если численность вашей компании составляет 100 человек, то вам необходимо 2-3 сотрудника службы ДОУ в штат:

  • основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
  • второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению – это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
  • третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.

Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.

Расчет на основе «фотографии рабочего дня»

Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.

Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.

Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.

Пример 5

Образец фотографии рабочего дня

Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!

Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.

Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие – более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.

Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени – более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.

Пример 6

Служебная записка о необходимости пересмотра штатного расписания подразделения

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Приложение N 1 к Нормам. Перечень единиц измерения, условных обозначений и сокращений, употребляемых в настоящих нормах времени

Как следует из ч. 1 ст. 62 ТК, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. Тем самым уточняется содержание данного правила, устанавливаемого ст. 62 в прежней редакции, где говорилось о трех днях. 5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанные с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью.

Соответственно, виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП), вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника. 6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 26 марта 2002 года N 23

Об утверждении Норм времени на работы по документационномуобеспечению управленческих структур федеральных органовисполнительной власти

Министерство труда и социального развития Российской Федерации

1. Утвердить Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, разработанные Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.

2. Установить, что Нормы времени, утвержденные настоящим постановлением, рекомендуются для определения численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

3. Центральному бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации обеспечить издание необходимого количества Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти.

Министртруда и социального развитияРоссийской ФедерацииА.Починок

УТВЕРЖДЕНЫпостановлением Минтруда Россииот 26 марта 2002 года N 23

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти утверждены постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 26 марта 2002 года N 23 с учетом мнения Федерации Независимых Профсоюзов России и рекомендуются для применения в управленческих структурах федеральных органов исполнительной власти.

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти разработаны Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социального развития Российской Федерации.Нормы времени предназначены для определения и обоснования необходимой численности работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, установления должностных обязанностей, распределения работ между исполнителями.

1. Общие положения

1.1. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (далее — нормы времени) рекомендуются для расчета затрат времени на подготовку документации, информации, проведение печатных, вычислительных и других работ, включая обслуживание оргтехники, а также для определения необходимой численности работников, выполняющих эти функции.

1.2. Основой разработки норм времени являются: структура функциональных подразделений федеральных органов исполнительной власти; технологическое описание управленческих процедур; материалы изучения организации труда в службах документационного обеспечения; результаты фотохронометражных наблюдений, фотографий и самофотографий рабочего времени работников, занятых документационным обслуживанием управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; данные оперативного учета и регистрации документов.

1.3. Оформление документов управленческих структур производится в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 года N 68, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 года. Рег. N 2508.

1.4. Нормативная часть представлена нормами времени и содержит следующие разделы: документационное обеспечение управленческих структур федеральных органов исполнительной власти; составление и ведение номенклатуры дел; документирование деятельности коллегии федерального органа исполнительной власти; оформление документов;

Предлагаем ознакомиться:  Зачем нужна среднесписочная численность работников

1.5. В таблицах нормативной части приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормы времени.

1.6. Нормы времени установлены в часах на принятую единицу измерения объема каждого конкретного вида работы.В нормах времени приняты основные единицы измерения, условные обозначения и сокращения согласно приложению N 1.

1.6.1. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 х 297 мм (формат А 4).

1.6.2. Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.

1.6.3. За единицу измерения объема работы — лист — принимается текстовый оригинал формата А4 (210 х 297), напечатанный с одной стороны, на котором размещается 38-41 строка (2450 знаков) через 1,5 интервала с количеством 60-64 печатных знаков в строке (в автоматизированных условиях 2 Кбайт).

1.6.4. За единицу измерения объема работы — коробку — принимается коробка, вмещающая 10 дел, в одной папке — 3 дела.

I группа — печатный или разборчивый рукописный оригинал;II группа — печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста;III группа- неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский или компьютерный шрифт.

Нормы времени указаны в минутах для всех видов работ на один нормально заполненный лист; при печатании на типовых бланках (формах, таблицах) — на 100 печатных знаков.Набор под диктовку с подготовленного для этого текста нормируется как набор без вертикального графления.При наборе латинским шрифтом к нормам времени применяется поправочный коэффициент К = 1,30, если латинский шрифт для оператора электронного набора не является шрифтом родного языка.

NN пп

Площадь листа, занимаемая
дробными числами,
градусами, формулами и т.п., %

Поправочный коэффициент
к нормам времени

1

До 25

1,20

2

26-50

1,25

3

51-75

1,30

4

Свыше 75

1,40

В нормах учтено время на подготовительно-заключительные работы, обслуживание рабочего места, равное 3%, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, что составляет 11% оперативного времени.

1.6.6. В случае значительных отклонений содержания выполняемых работ по сравнению с принятыми в нормах времени и нецелесообразности изменения существующей организации труда федеральные органы исполнительной власти могут рассчитать соответствующие нормы времени методом технического нормирования.

1.7. Нормы времени на автоматизированную технологию регистрации, учета, хранения и поиска документов получены путем хронометражных замеров отдельных операций по вводу-выводу информации с помощью персональных компьютеров при автоматизированной подготовке, оформлении управленческих документов, их контроле, учете, регистрации, хранении, поиске и дальнейшем использовании, выполнении печатных, вычислительных и других работ.

1.8. Автоматизированные процессы информационных технологий включают: ввод информации о документе (индексирование), содержании документа и цифровых данных на основе стандартных форм, предусмотренных программным обеспечением; поиск информации в диалоговом режиме на основе команд, предусмотренных программным обеспечением.

1.9. Состав технических и программных средств, технология обработки данных на ПЭВМ определяются с учетом годового объема работ по подготовке информации, документации, печатных и других работ.

1.10. В нормах времени учтены работы по обслуживанию рабочего места, отдых и личные потребности, включая физкультурные паузы, в размере 5% от оперативного времени.

1.11. С использованием норм времени определяется трудоемкость работ по документационному обеспечению деятельности управленческих структур федеральных органов исполнительной власти за год и рассчитывается нормативная численность работников, выполняющих эти виды работ. Пример ее расчета приведен в приложении N 2.

Документационное обеспечение и делопроизводственное обслуживание может осуществляться специальной службой документации, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения федерального органа исполнительной власти.Функции работников, занятых документационным обеспечением управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, регламентируются должностными инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденным постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года N 37.

Выполнение работ по документационному обеспечению структурных подразделений федерального органа исполнительной власти работниками, не входящими в состав службы документационного обеспечения управления, не может служить основанием для каких-либо изменений норм времени.Функциональные подразделения, осуществляющие техническое обслуживание службы документационного обеспечения управления, должны проводить постоянную работу по совершенствованию технологии всего комплекса выполняемых работ на базе современных средств вычислительной и организационной техники.

Рациональная организация рабочих мест и создание оптимальных условий труда для работников, занятых техническим обслуживанием службы документационного обеспечения управления, включает планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой работы и эффективным использованием рабочих площадей, размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава, выполняемых операций, а также необходимого комфорта, способствующего эффективному труду.

Условия труда работников при автоматизированной обработке документации должны соответствовать специальным требованиям, установленным для работников вычислительных центров.Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и видеодисплейных терминалов, устанавливаются исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных (трудоемких) из них в первой половине дня, когда у работников отмечается более высокая устойчивая работоспособность.

Режимы труда и отдыха работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, должны устанавливаться в зависимости от вида и категории их трудовой деятельности.Виды трудовой деятельности работников, занятых обслуживанием ПЭВМ и ВДТ, разделяются на 3 группы:группа А — работа по считыванию информации с экрана ВДТ с предварительным запросом;

группа Б — работа по вводу информации в ПЭВМ;группа В — творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ и ВДТ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей ПЭВМ и ВДТ на протяжении рабочего дня должны устанавливаться регламентированные перерывы.Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от его продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Продолжительность непрерывной работы на ВДТ и ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2 часов.При 8-часовом рабочем дне и работе на ВДТ и ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:для I группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;

для II группы работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 1,5-2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;для III группы работ — через 1,5-2 часа от начала рабочей смены и через 1,5-2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

Работники, занятые документационным обеспечением структурных подразделений федеральных органов исполнительной власти обеспечиваются необходимыми справочными материалами.Рабочие места работников службы документационного обеспечения управления управленческих структур федеральных органов исполнительной власти оборудуются соответствующими рабочими столами, конструкция которых предусматривает удобное размещение вычислительной и организационной техники, предметов труда, ящиков, сейфов для хранения документов, методической литературы, карточек, лотков.

Рекомендуемые организационно-технические условия, предусматривают рациональную организацию рабочих мест: на рабочем столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня, своевременное получение работающими необходимой информации (консультаций, инструкций и других справочных материалов).

Комментировать
0
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector