Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 653-60-72 (доб. 946, бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Дубликат вкладыша в трудовую книжку образец заполнения

Дубликат вкладыша в трудовую книжку образец заполнения

Дубликат вкладыша в трудовую книжку образец заполнения
СОДЕРЖАНИЕ
0

Вкладыш в трудовую книжку: как оформить и вшить (образцы)

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной{q} Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytdevru

На этом процедура вшивания будет закончена. Но вкладыш еще не будет являться действительным. На титульном листе или обложке трудовой книжки (вначале, а не в конце) проставляется специальный штамп «Выдан вкладыш». Его обязан иметь каждый работодатель. Изготовить его самостоятельно не получится, придется заказывать.

  • Работодатель вычтет из заработной платы своего работника стоимость трудовой книжки. Письменное заявление станет основанием для совершения таких действий. Без него вычесть средства нельзя, это будет незаконно.
  • Заявление необходимо для подтверждения выдачи и использования бланка. Документ в этом случае станет еще одной формой учета и контроля вкладышей и трудовых книжек. Они являются бланками строгой отчетности, их использование должно быть обоснованным. Даже при порче вкладыша составляется акт списания.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок){q} Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа. На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка. В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Дубликат вкладыша в трудовую книжку образец заполнения

Возможность оформить дубликат документа прописана пунктами 31,32 “Правил о ведении, в том числе и хранении трудовой книжки”, которые утверждены Постановлением Правительства РФ в апреле 2003 года (является ключевым в вопросе условий и порядке выдаче дубликата документа).

  • занесение в документ ошибочных сведений (к примеру, информации, которая по результатам проверки признана недействительной);
  • запись информации, которая не подтверждена документально;
  • запись всей необходимой информации не в полном объеме;
  • отсутствие необходимых пометок о том, что документ является дубликатом.

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки{q} Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Дубликат вкладыша в трудовую книжку образец заполнения

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

На новом бланке трудовой книжки:

  • на титульном листе в левом верхнем углу указывается «Дубликат». Все основные сведения о работнике заполняются в общем порядке;
  • на первом развороте книжки в разделе «Сведения о работе» сначала отражается общий трудовой стаж работника, заработанный им до трудоустройства к вам на работу. Затем в дубликате указываются периоды работы у конкретных работодателей на основании копий документов и справок с предыдущих мест работы, предоставленных работником. При этом записи не нумеруются. Первая нумерация должна появиться в дубликате в строке с записью о приеме на работу этого сотрудника в вашу организацию.

В идеале в дубликате трудовой книжки должны быть восстановлены все сведения о трудовой деятельности сотрудника. Но если каких-то данных нет, к примеру, оснований увольнения с тех или иных мест работы, то вносить их в дубликат со слов работника не нужно (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Пример заполнения дубликата трудовой книжки при утере приведен ниже.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере

Последний этап – это выдача дубликата трудовой книжки. Дату выдачи необходимо зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек (Приложение N 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69). И в ней же сотрудник должен поставить подпись, свидетельствующую о том, что дубликат книжки он получил.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Образец дубликата трудовой книжки, а также образец заполнения сведений о работе

Необходимость в оформлении вкладыша возникает в случае, если в трудовой книжке уже заполнены соответствующими записями все страницы одного из разделов документа.

Согласно пункту 38 Правил ведения и хранения трудовой книжки вкладыш вшивается в трудовую книжку, после чего оформляется и ведется работодателем в порядке, предусмотренном для ведения трудовых книжек. Без трудовой книжки — подчеркнем это особо — вкладыш, хотя бы и оформленный надлежащим образом, недействителен.

Факт оформления вкладыша фиксируется в трудовой книжке. С этой целью на титульном листе трудовой книжки делается — от руки или простановкой штампа — отметка «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера.

Титульный лист вкладыша подлежит заполнению сведениями о работнике. Такие сведения могут быть перенесены с титульного листа трудовой книжки или (например, в случае значительного количества изменений (исправлений) в ранее совершенные записи) на основании соответствующих документов.

Дубликат вкладыша в трудовую книжку образец заполнения

Правильность сведений в составе записей удостоверяется подписями работника и сотрудника кадрового органа предприятия, ответственного за обращение с трудовыми книжками. Подлинность подписи последнего удостоверяется оттиском печати предприятия (кадрового органа предприятия).

На этом мы завершим рассмотрение ситуаций, связанных с оформлением и выдачей дубликатов трудовых книжек и вкладышей в них. А в следующей главе мы остановимся на выдаче трудовых книжек при увольнении.

  1. Заказать его изготовление. Такие услуги могут предоставляться, к примеру, фирмами, занимающимися оперативной полиграфией, или рекламными агентствами. Сейчас даже в райцентрах можно найти компанию, изготавливающую штампы и печати, а в крупных городах их и вовсе десятки. Плюс этого способа состоит в том, что можно самостоятельно разработать эскиз для штампа (поскольку он официально не утверждался, допускается некоторый творческий подход) и выбрать любую оснастку (от старомодной ручной до современной автоматической). Минус — это достаточно дорогое удовольствие.
  2. Купить готовый. В отличие от печати организации или ИП штамп о выдаче не содержит индивидуальных данных работодателя, поэтому некоторые крупные магазины канцтоваров предлагают своим покупателям готовые штампы. Обычно это обходится дешевле, чем заказывать изготовление. Минусом данного способа является то, что штампы продаются не в каждом магазине.
  3. Использовать самонаборный штамп, где можно выложить буквами необходимый текст и сделать графы для заполнения.
Предлагаем ознакомиться:  Как посчитать среднемесячный доход — Kpasnokamsk

«Образец записи — выдан вкладыш в трудовую книжку» — такой запрос часто вводят в строки поисковиков кадровики, которые не знают, каким образом и куда ставится отметка о выдаче вкладыша. Между тем такая отметканеобходима, когда кончается свободное место в графах книжки. Разберемся, как именно и в каком месте она должна проставляться.

Новый документ оформляется гражданам, не имевшим ранее трудовой книжки, при приеме на работу. Заполнение происходит в их присутствии. По закону новая трудовая книжка должна быть заведена в течение семи дней с момента трудоустройства, если трудящийся проработал в вашей организации более пяти дней. С работника удерживается сумма, равная стоимости бланка трудовой книжки. Старые книжки на новые менять не рекомендуется.

Запись производится аккуратно, без любого рода сокращений. Слова «распоряжение», «приказ», «переведен» и подобные пишутся целиком. Для обозначения дат, характеристик, выражаемых в числовом значении, используются только арабские цифры. Формат записи даты принятия на работу, увольнения и других действий – 08.04.2012 (пример).

Гражданин Н. работал в организации с 2005 по 2013 г., после чего был уволен по собственному желанию. Через год Н. принял решение о новом трудоустройстве, но обнаружил отсутствие ТК. Работодатель отказал бывшему сотруднику в оформлении дубликата, так как со дня прекращения договора прошел длительный период.

В каждой организации есть их резервный запас, которыми предприятие снабжает сотрудников. Гражданин вправе приобрести таковой самостоятельно, но шанс купить бланк, не соответствующий установленным стандартам, слишком велик, поэтому рекомендуется за его предоставлением обращаться к работодателю.

Дубликат трудовой книжки должен оформляться с такой же аккуратностью, что и трудовая книжка. Если быть точными, то все правила, характерные для заполнения трудовой, то есть аккуратность, грамотность и последовательность также характерны и для заполнения дубликата.

Если работодатель согласен с заявлением, он готовит выдачу дубликата. Для этого по организации издается соответствующий приказ, согласно которому работнику разрешают выдачу дубликата. Приказ обязателен для издания и предоставляется на ознакомление не только работникам отдела кадров, но и всем работникам организации.

Постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (далее — постановление № 40), вступившим в силу с 14 сентября 2014 г., была утверждена новая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек (далее — Инструкция). С той же даты она сменила ранее действовавшую Инструкцию о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденную постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 09.03.1998 № 30 (далее — старая Инструкция).

В свою очередь наниматель должен выдать дубликат трудовой книжки (вкладыша к ней) не позднее 15 календарных днейсо дня поступления соответствующего заявления работника. При обращении работника по истечении 6 месяцев после его увольнения прежним нанимателем выдается справка о периоде работы, службы работника, которая является основанием для заведения по новому месту работы работника дубликата трудовой книжки (вкладыша к ней).

Вкладыш в трудовую книжку – это документ строгой отчетности, который выдается сотруднику работодателем в том случае, когда какой-то из разделов его трудовой книжки заполнен полностью и нет пустого места для внесения новых записей. И хотя это отдельный документ, он не действителен без трудовой книжки. Как его заполнить{q} И как оформить дубликат, если сотрудник утерял вкладыш в трудовую книжку, а сама трудовая книжка осталась в сохранности{q}

О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш» и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой очередной выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежащим образом оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу, в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал работник, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую он был принят, а начиная с 1 января 1986 года, — и другие предусмотренные сведения (при их наличии).

Затем его подшивают к ТК. На первой странице проставляется штамп «Выдан вкладыш». Указываются реквизиты вставного листа. Штамп можно заменить рукописной записью. Место штампа не оговорено правилами, но он должен ставиться так, чтобы записи были понятны и информация с оттиска была читаема.

Электронные трудовые книжки — идея, которая совсем скоро может стать реальностью. В правительстве уверены, что такой способ ведения учета трудового стажа работников очень выгоден всем сторонам: и работникам, и работодателям, и контролирующим органам. Правда, полностью отказываться от бумажных документов чиновники пока не собираются. Пусть остаются. На всякий случай…

Дубликат трудовой книжки в вопросах и ответах

Если Ваш сотрудник потерял вкладыш в трудовую книжку или он был испорчен, то ему должны были выдать дубликат трудовой книжки, а не отдельно дубликат вкладыша. Правила ведения и хранения трудовых книжек не предусматривают оформление отдельно дубликата вкладыша трудовой книжки. Поэтому трудовая книжка сотрудника в том виде, в котором она сейчас считается испорченной и непригодной к использованию, поскольку оформлена с нарушением правил.

Дубликат трудовой книжки выдается в ближайшие дни после подачи и принятия заявления, но по факту срок выдачи дубликата трудовой книжки согласно законодательству — пятнадцать календарных дней. В этот срок необходимо уложится в вопросе выдачи дубликата.

Законодатель разрешает получить дубликат трудовой книжки при утере, но предупреждает, что его выдачей также должен заниматься именно работодатель, а не работник. Поэтому оформление новой трудовой книжки (образец мы приводим ниже) лежит на плечах работников отдела кадров предприятия.

Приказ должен висеть на самом видном месте организации, где каждый может иметь возможность для ознакомления. Если же такое место отсутствует, то приказ просто на просто подается каждому гражданину для прочтения. Если не делать подобных действий выдача приказа является недействительной от начала до конца.

Любое трудоустройство сопровождает предъявление в отдел кадров ряда документов, среди которых есть и трудовая книжка. Она содержит обобщенные сведения о предыдущей деятельности соискателя. Исключением выступает лишь взятие на работу совместителей. Для них записи в трудовую вносят по желанию.

Заносить информацию в восстановленный документ допустимо лишь на основании подтверждающих справок, лицевых счетов, выписок из приказов, зарплатных ведомостей и прочих аналогичных источников. А при предъявлении работником дополнительной информации о стаже может потребоваться уточнение этого. В целом образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам совпадает с общими принципами оформления этого документа.

Предположим, вы и есть тот самый работодатель, чей бывший работник потерял свою трудовую книжку и теперь пришел к вам с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Утвержденной формы такого заявления нет, поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Далее уже следует восстановить хронологию работы специалиста у разных работодателей. Это делается следующим образом: в графе 2 проставляют дату поступления на работу в конкретную компанию, в графе 3 указывают реквизиты такой фирмы и должность специалиста, на которой он в прошлом трудился. В 4-ой графе, соответственно, приводят реквизиты подтверждающего документа. Следующей строкой фиксируют сведения об уходе специалиста из фирмы по аналогичному алгоритму.

  • лицу, отбывшему наказание с ограничением в трудовой деятельности либо освобожденному от него, взамен трудовой книжки выдается дубликат без внесения в него записи об ограничениях в трудовой деятельности в порядке, установленном для случаев наличия в трудовой книжке работника записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной (п. 67);
  • при изменении половой принадлежности дубликат трудовой книжки выдается нанимателем по месту работы либо по последнему месту работы работника на основании документов, подтверждающих факт изменения половой принадлежности. При этом в дубликат трудовой книжки вносится только запись об общем стаже работы до поступления к данному нанимателю, подтвержденном прежней трудовой книжкой, которая остается у работника (п. 68).

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу. Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения{q} Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой. Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Порядок оформления дубликата трудовой книжки

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (образец) 

В такой ситуации вы, как работодатель, должны оформить дубликат в течение 15 дней со дня подачи заявления работником (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). Для этого вам понадобятся сведения о предыдущих местах работы вашего бывшего сотрудника. Их вам должен предоставить он.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

  • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
  • при неверном заполнении титульного листа;
  • при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Сроки выдачи

1. Выявление в трудовой книжке признанной недействительной записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу.
2. Утрата трудовой книжки работником.
3. Утрата трудовой книжки работодателем.
4. Непригодность трудовой книжки к дальнейшему использованию по назначению.
Рассмотрим перечисленные ситуации подробнее.

Выдача дубликата в связи с выявлением в трудовой книжке записи об увольнении работника или его переводе на другую постоянную работу, признанной недействительной, предусмотрена пунктом 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек. В случае выявления такой записи работник вправе обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

Основанием для выдачи дубликата трудовой книжки является решение работодателя — например, выраженное в форме резолюции на письменном заявлении работника. Последующую выдачу работнику надлежащим образом оформленного дубликата, как правило, обеспечивает сотрудник кадрового органа предприятия с соответствующими полномочиями.

Согласно пункту 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек выдача дубликата трудовой книжки производится работодателем в срок не более 15 дней, исчисляемых с даты рассмотрения письменного заявления. Выдаче дубликата трудовой книжки предшествует его оформление, которое включает:

  • установление (подтверждение) недействительности записи об увольнении (о переводе на другую постоянную работу) на основании имеющихся в распоряжении работодателя (в т.ч. представленных работником) документов;
  • перенос в новый бланк трудовой книжки записей, сохраняющих свою силу, в точном соответствии со сведениями, указанными в оригинале трудовой книжки;
  • простановку в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки отметки «Дубликат»;

    оформление на первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки надписи: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работникомпредусмотрена пунктом 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Работник, утративший трудовую книжку, обязан немедленно заявить (в письменной форме) об этом работодателю по последнему месту работы, одновременно обратившись к нему с просьбой о выдаче дубликата.

Дубликат трудовой книжки в вопросах и ответах

При оформлении дубликата в связи с утратой трудовой книжки в соответствии с пунктом 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся:

  • сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами;
  • сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы работника.

Уточним, что общий стаж работы записывается в разделе «Сведения о работе» суммарно. Такую запись целесообразно внести в дубликат, руководствуясь общими правилами оформления записей о работе, т.е. предварительно указав в графе 3 — в виде заголовка — наименование предприятия, а ниже — включаемое в трудовой стаж работника общее количество лет, месяцев, дней работы (без уточнения предприятия, периодов работы и должностей работника).

Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работодателемпредусмотрена пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек. При этом наиболее сложной ситуацией, влекущей за собой необходимость в выдаче дубликата, является наступление обстоятельств, связанных с массовой утратой трудовых книжек — например, в результате чрезвычайных ситуаций: экологических (техногенных) катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др.

В подобных обстоятельствах наиболее проблематичным — с учетом возможной утраты не только трудовых книжек, но и документов, на основании которых в них ранее совершались соответствующие записи — представляется установление трудового стажа работников, которым предстоит выдать дубликаты. Установлением стажа в подобных случаях занимается специально уполномоченная комиссия (на местном уровне) на основании документов, имеющихся у работника.

Для установления стажа работники вправе предъявить и иные надлежащим образом оформленные документы, а в случае отсутствия последних — надлежащим образом оформленные копии документов (выписки из документов). В отсутствие у работников необходимых документов установление трудового стажа может производиться комиссией на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности на одном предприятии или в одной отраслевой (ведомственной) системе.

Если работник до поступления на данное предприятие уже работал, то комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. С этой целью комиссия вправе направлять запросы о предоставлении документов в соответствующие организации (органы управления (власти), а также другие предприятия, на которых ранее трудился работник.

По результатам работы комиссии составляется акт. В акте фиксируются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Выдача дубликата в связи с непригодностью трудовой книжки к дальнейшему использованиюпредусмотрена пунктом 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек. Уточним, что причинами, делающими трудовую книжку непригодной к дальнейшему использованию, могут быть те или иные внешние воздействия, в результате которых документ обгорел, порвался, испачкался и т.п.

Порядок выдачи дубликата трудовой книжки, непригодной к дальнейшему использованию по назначению, соответствует описанному выше. При этом, однако, следует иметь в виду, что из-за обгорания (разрыва и т.п.) сведения в составе ранее совершенных в трудовой книжке записей (или какая-то их часть) могут быть утрачены.

Следовательно, это повлечет за собой необходимость в использовании в качестве основания для внесения записей в дубликат соответствующих документов. Если же имеющиеся в распоряжении работодателя документы, на основании которых ранее в трудовую книжку вносились записи, не содержат полных сведений о работе работника в прошлом, то в дубликат могут быть внесены только зафиксированные в этих документах сведения.

В соответствии с пунктом 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек в том случае, если работник до поступления к данному работодателю уже работал, при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» (графа 3), прежде всего, вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы до поступления работника к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами.

в графе 1 — указывается порядковый номер записи;
в графе 2 — указывается дата приема на работу;
в графе 3 — указываются наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись;
в графе 4 — указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

в графе 1 — указывается порядковый номер записи;
в графе 2 — указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
в графе 3 — указывается причина (основание) увольнения, при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные;
в графе 4 — указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

После оформления дубликата трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу. Вместе с трудовой книжкой работнику возвращаются оригиналы документов, подтверждающих стаж работы.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа. В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

  • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
  • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Если работодатель потерял трудовую книжку или внес в нее не ту запись

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Коротко остановимся на особенностях оформления в дубликате трудовой книжки отдельных видов записей. К числу таких записей, в частности, следует отнести записи, внесенные в трудовые книжки лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности.

Согласно пункту 22 Правил ведения и хранения трудовых книжек соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными.

В случае признания записи недействительной работодатель по письменному заявлению работника обязан выдать ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, рассмотренном выше.

Если работодатель потеряет трудовую книжку работника, ему также придется ее восстанавливать. Но в такой ситуации, раз уж вина лежит на работодателе, нужно будет помочь работнику собрать сведения о стаже с его предыдущих мест работы. Например, разослав бывшим работодателям пострадавшего сотрудника запросы о предоставлении соответствующей информации.

В целом, образец заполнения дубликата трудовой книжки по справкам с других мест работы будет выглядеть так же, как и в случае с утерей книжки самим работником.

А еще бывает, что работодатели по ошибке вносят недействительные записи в трудовые книжки своих работников. Такая ситуация – самый простой случай, когда понадобится оформление дубликата трудовой книжки. Образец для его заполнения – это оригинал трудовой книжки. То есть в дубликат надо будет просто перенести все записи из первоначальной трудовой книжки, кроме последней недействительной записи.

Аналогичным образом оформляется дубликат, если книжка пришла в негодность. То есть ее состояние таково, что требуется замена (п. 33 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился{q}

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

как оформить дубликат трудовой книжки

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

https://www.youtube.com/watch{q}v=ytpolicyandsafetyru

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений. И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

Комментировать
0
Комментариев нет, будьте первым кто его оставит

Это интересно
Adblock detector